Een automatisch antwoord (ook wel “out of office” of afwezigheidsassistent) is een bericht dat je e-mail automatisch terugstuurt naar mensen die je mailen terwijl je afwezig bent. Zo weet de afzender dat je er even niet bent, tot wanneer, en bij wie hij terechtkan voor dringende zaken.
Waarom dit handig is: het voorkomt dat mensen wachten op een antwoord dat voorlopig niet komt, en het oogt professioneel. Een goede afwezigheidsmelding met een vervanger erin zorgt dat je klanten en collega’s niet in de kou staan tijdens je vakantie of afwezigheid.
Hoe je het instelt: in Outlook/Microsoft 365 stel je het in een paar klikken in, met een start- en einddatum en eventueel een aparte tekst voor mensen binnen en buiten je bedrijf. Je kunt het ook centraal laten regelen, bijvoorbeeld bij langdurige afwezigheid of uitdiensttreding, zodat mail netjes wordt opgevangen.
Wat OkayICT hierin doet: wij richten je e-mailomgeving zo in dat afwezigheid, doorschakeling en opvolging netjes en professioneel geregeld zijn.
Meer lezen: Wat is Microsoft Outlook? · Wat is een gedeelde mailbox?
