Een bewaartermijn is de periode waarin je gegevens mag of moet bewaren, en waarna je ze weer opruimt. Sommige termijnen liggen wettelijk vast: je administratie bewaar je zeven jaar, loongegevens vaak vijf jaar na afloop van het dienstverband. Voor andere gegevens, zoals sollicitatiebrieven of camerabeelden, geldt juist dat je ze niet langer mag houden dan nodig is.
Voor het MKB is dit meer dan een papieren regel. Gegevens die je niet meer hebt, kunnen ook niet lekken. Hoe langer oude klantdossiers, mailboxen van vertrokken medewerkers en verouderde exports blijven staan, hoe groter de schade bij een datalek en hoe lastiger het is om aan de AVG te voldoen. Bovendien betaal je opslag- en licentiekosten voor data die niemand meer gebruikt.
Begin met een overzicht: welke soorten gegevens heb je, waar staan ze en welke termijn hoort erbij. Leg dat vast in een bewaarbeleid en automatiseer het waar mogelijk, bijvoorbeeld met retentieregels in Microsoft 365. Let op een uitzondering: verwijderen mag pas als de gegevens ook echt niet meer nodig zijn voor een lopend geschil of een lopende verplichting.
Wat OkayICT hierin doet: we vertalen je bewaarbeleid naar concrete retentieregels in Microsoft 365 en je back-upomgeving, zodat opruimen vanzelf gaat.
Meer lezen: Wat is dataretentie? · Wat is de AVG (GDPR)?
