Een serviceportaal is de digitale voordeur van je IT-ondersteuning. In plaats van bellen of mailen logt een medewerker in en dient daar een melding in, vraagt een nieuwe laptop aan of meldt een nieuwe collega aan. In hetzelfde portaal ziet hij de status van lopende meldingen en vindt hij korte handleidingen. Achter de schermen komt alles binnen in het ticketsysteem.
Voor het MKB levert dat vooral rust en overzicht op. Meldingen komen compleet binnen, met de juiste gegevens, in plaats van als een half verhaal in de wandelgangen. Niemand hoeft te vragen hoe het ermee staat, want dat is zichtbaar. En omdat aanvragen die vaak voorkomen als standaardformulier klaarstaan, gaan ze sneller en met minder fouten door. Je ziet bovendien in één oogopslag waar de meeste tijd in gaat zitten.
Bij het inrichten telt vooral eenvoud. Beperk het aantal formulieren tot de aanvragen die echt vaak voorkomen, gebruik gewone taal in plaats van IT-jargon en zorg dat inloggen met het bestaande account werkt. Maak duidelijk wat er met spoed telt en wat niet, en houd de kennisartikelen actueel. Een portaal dat niemand gebruikt, is meestal een portaal dat te veel vraagt voor een simpele melding.
Wat OkayICT hierin doet: Wij richten een serviceportaal in dat past bij hoe jouw mensen werken, inclusief duidelijke afspraken over reactietijden.
Meer lezen: Wat is een ticketsysteem? · Wat is een helpdesk?
