Metadata is informatie over informatie. Bij een bestand gaat het om de gegevens die niet in de tekst staan maar er wel aan hangen: wie het maakte, wanneer, met welk programma, hoe groot het is en wanneer het voor het laatst is gewijzigd.
Metadata maakt zoeken en ordenen mogelijk — je mailprogramma sorteert erop, je documentsysteem filtert erop, je back-upsoftware ziet eraan wat er is veranderd. Maar het lekt ook: in een Word-bestand staat vaak de naam van de auteur en soms sporen van eerdere versies, en in een foto kan de locatie staan waar hij is gemaakt. Dat wil je niet onbedoeld met een offerte meesturen.
Praktisch: kijk voor je een document extern deelt even bij de documenteigenschappen, of stuur een PDF. In Windows kun je via rechtermuisknop, Eigenschappen, Details persoonlijke gegevens verwijderen. Zet in je eigen documentsysteem juist wél goede metadata (klant, project, jaar) — dan vind je stukken over drie jaar nog terug.
Welke soorten metadata zijn er?
Grofweg vier. Beschrijvende metadata gaat over de inhoud: titel, auteur, trefwoorden, een korte omschrijving. Structurele metadata beschrijft hoe iets in elkaar zit — welke pagina bij welk hoofdstuk hoort, of hoe losse bestanden samen één document vormen. Administratieve metadata gaat over beheer en rechten: wie eigenaar is, welke gebruikers erbij mogen, hoe lang je het bewaart. Technische metadata is wat het systeem zelf vastlegt: bestandsformaat, grootte, datum van aanmaken en wijzigen.
In de praktijk loopt dat door elkaar. Eén document heeft van alle vier iets, en je hoeft het onderscheid niet te kennen om er gebruik van te maken.
Voorbeelden van metadata per bestandstype
Een foto van je telefoon bevat een datum, een tijdstip, het cameratype en vaak de locatie. Een Word-document bevat de naam van de auteur, de organisatie, hoe lang eraan is gewerkt en soms sporen van eerdere versies. Een e-mail heeft een afzender, ontvangers, een datum en de route die het bericht heeft afgelegd — de inhoud is dan wel privé, die gegevens niet. Een muziekbestand bevat artiest, album en jaar. En in je eigen documentsysteem staan de kenmerken die jij toevoegt: klant, project, status.
Waarom metadata belangrijk is
Zonder metadata kun je alleen nog op bestandsnaam zoeken. Met goede kenmerken vinden medewerkers documenten terug zonder aan een collega te vragen waar iets staat, kun je filteren op klant of jaar, en zie je welke versie de laatste is. Je zoekfunctie, je back-up en je rechtenstructuur draaien er allemaal op. Metadata is wat het organiseren van veel data hanteerbaar maakt: voor een organisatie met duizenden documenten is het het verschil tussen een archief en een hoop bestanden.
Metadata en privacy
Metadata verklapt meer dan je denkt. Wie er aan een offerte heeft gewerkt, welke prijs er eerst stond, waar een foto is gemaakt: dat gaat mee zodra je het bestand deelt. Metadata die naar een persoon te herleiden is, valt onder de AVG, net als de inhoud zelf.
Veelgestelde vragen
Wat betekent metadata precies?
Data over data. Het beschrijft een bestand zonder in de inhoud te zitten: wie het maakte, wanneer, hoe groot het is en waar het over gaat.
Hoe zie ik de metadata van een bestand?
In Windows: rechtermuisknop op het bestand, Eigenschappen, tabblad Details. Op een Mac via Info opvragen. In Word en Excel staat het onder Bestand, Info.
Hoe verwijder ik metadata voordat ik iets deel?
Op datzelfde tabblad Details kun je persoonlijke gegevens verwijderen. Word heeft daarnaast een documentinspectie die eerdere versies en opmerkingen eruit haalt. Het simpelst blijft een PDF sturen, want daar gaat het meeste niet in mee.
Valt metadata onder de AVG?
Ja, als die gegevens iets over een persoon zeggen. Een auteursnaam, een locatie of een tijdstip dat aan iemand te koppelen is, is gewoon een persoonsgegeven.
Wat OkayICT hierin doet: wij richten je documentomgeving zo in dat metadata je helpt terugvinden, en dat gevoelige gegevens er niet ongemerkt met externe bestanden mee naar buiten gaan.
Meer lezen: Wat is versiegeschiedenis? · Wat is een documentmanagementsysteem?
