Papierloos werken betekent dat documenten digitaal binnenkomen, digitaal worden goedgekeurd en digitaal worden bewaard. Geen ordners met inkoopfacturen, geen contractmap in de kast, geen printje dat iemand meeneemt naar een afspraak. In de praktijk is het zelden honderd procent papierloos; het doel is dat papier de uitzondering wordt in plaats van de standaard.
Voor een MKB-bedrijf levert dat drie concrete dingen op. Zoeken duurt seconden in plaats van minuten, omdat je op inhoud kunt zoeken in plaats van op tabblad. Iedereen kan bij de stukken, ook thuis of bij een klant op locatie. En bij brand, lekkage of een inbraak ben je je administratie niet kwijt, mits je back-up op orde is. Dat laatste is meteen de keerzijde: waar papier zichzelf redde in een kast, hangt digitaal alles aan goede back-ups en toegangsrechten.
Begin bij de instroom: scan of ontvang post en facturen direct digitaal, het liefst met tekstherkenning zodat de inhoud doorzoekbaar wordt. Spreek daarna één vaste plek en indeling af, zodat niemand nog een eigen mappenstructuur bouwt. Gebruik een digitale handtekening voor stukken die ondertekend moeten worden. Houd tot slot rekening met de bewaarplicht van zeven jaar: digitaal bewaren mag, zolang de stukken leesbaar, compleet en niet achteraf aangepast zijn.
Papierloos werken in de praktijk: waar begin je?
De meeste bedrijven beginnen niet in één keer, maar bij de grootste papierstroom: de post en de inkomende facturen. Zet die als eerste om naar een vast digitaal proces, met tekstherkenning zodat je later ook op de inhoud kunt zoeken. Daarna volgt de rest vanzelf: contracten, personeelsdossiers en projectmappen.
Een paar dingen die daarbij het verschil maken: één vaste plek per documentsoort met een duidelijke naamgeving, zodat niemand zelf een eigen indeling gaat verzinnen; een digitale handtekening voor stukken die ondertekend moeten worden, zodat afdrukken, tekenen en weer inscannen niet meer nodig is; en toegang op basis van rol, zodat niet iedereen bij elk dossier hoeft te kunnen. Reken ook op een gewenningsperiode: de overstap naar papierloos werken is minder een kwestie van techniek en meer een kwestie van nieuwe gewoontes.
De keerzijde: papierloos werken vraagt om goede back-ups
Een kast met papieren dossiers overleeft een computerstoring meestal wel; een digitaal archief niet vanzelf. Zodra je documenten alleen nog digitaal bestaan, is een goede back-up geen luxe meer maar een voorwaarde. Zorg dat back-ups automatisch gebeuren, dat er een kopie buiten je eigen locatie staat, en dat je af en toe ook echt test of terugzetten werkt.
Hetzelfde geldt voor toegangsrechten: hoe minder papier er rondslingert, hoe belangrijker het wordt om vast te leggen wie bij welke documenten mag. Een goed ingericht rechtensysteem voorkomt dat een verlaten wachtwoord meteen toegang geeft tot je hele archief. Denk dus niet alleen aan het digitaliseren zelf, maar ook aan wie er vervolgens bij mag.
Veelgestelde vragen
Is honderd procent papierloos werken haalbaar?
Voor de meeste bedrijven niet helemaal, en dat hoeft ook niet. Het doel is dat papier de uitzondering wordt: voor getekende originelen die wettelijk vereist zijn, of voor het enkele document waarvoor nog geen digitaal proces bestaat.
Welke documenten moet ik verplicht bewaren?
De fiscale bewaarplicht van zeven jaar geldt voor je administratie, facturen en contracten, digitaal of op papier. Voor sommige stukken geldt een langere termijn. Bewaar digitale versies leesbaar, compleet en ongewijzigd, zodat ze bij een controle overeind blijven.
Kost de overstap naar papierloos werken veel tijd?
De eerste digitalisering van een bestaand archief kost de meeste tijd; daarna is het vooral onderhoud. Begin daarom niet met het hele archief, maar met nieuwe post en facturen, en werk het oude archief in kleinere stappen bij.
Wat doe ik met documenten die wel een handtekening op papier nodig hebben?
Niet elk document mag digitaal ondertekend worden; sommige notariële akten bijvoorbeeld nog niet. Voor het overgrote deel van de zakelijke documenten is een digitale handtekening wel rechtsgeldig. Twijfel je, vraag het na bij de partij die het document opstelt.
Wat OkayICT hierin doet: we richten de digitale werkplek, het documentbeheer en de bijbehorende back-up in, zodat papierloos werken ook echt werkt.
Meer lezen: Wat is een documentmanagementsysteem? · Wat is een digitale handtekening?
