Een contractbeheersysteem is software waarin je alle contracten van je bedrijf op één plek vastlegt: met wie je wat hebt afgesproken, tot wanneer het loopt, wat het kost en wanneer je uiterlijk moet opzeggen. Denk aan huur, lease, verzekeringen, softwareabonnementen en IT-contracten.
De winst zit in twee dingen. Je mist geen opzegtermijn meer, dus je blijft niet ongewild een jaar langer vastzitten aan iets wat je niet gebruikt. En je ziet in één overzicht wat je per maand aan vaste lasten kwijt bent, waardoor dubbele of vergeten abonnementen bovenkomen. In veel MKB-bedrijven zit die informatie nu verspreid over mailboxen, mappen en het hoofd van één persoon.
In de praktijk zet je per contract het document erin plus een paar vaste velden: leverancier, bedrag, ingangsdatum, looptijd, opzegtermijn en wie binnen je bedrijf de eigenaar is. Het systeem stuurt automatisch een herinnering ruim voor de opzegdatum. Let op de toegangsrechten — niet iedereen hoeft alle bedragen te zien — en op de koppeling met je boekhouding, zodat contract en factuur bij elkaar te vinden zijn.
Wat OkayICT hierin doet: wij brengen je IT-contracten en licenties in kaart, zodat je precies weet wat er loopt, wat het kost en wanneer je kunt bijsturen.
Meer lezen: Wat is een raamcontract? · Wat is een onderhoudscontract?
