BYOD soepel én veilig: zo pak je de valkuilen aan

Bring your own device (BYOD) — medewerkers die hun eigen telefoon of laptop voor werk gebruiken — is niet meer weg te denken. Sinds smartphones slim werden, is mobiel gebruik op de werkvloer alleen maar gegroeid. Mobiele apparaten vormen inmiddels een groot deel van alle apparaten op een bedrijfsnetwerk, en ze doen een fors deel van het werk. Toch krijgen ze qua beveiliging vaak de minste aandacht.

Dat geldt zeker voor privé-apparaten. Voor veel bedrijven is BYOD de meest praktische en betaalbare manier om het team productief te houden: telefoons en abonnementen voor iedereen kopen is duur, en twee toestellen meesjouwen is onhandig. Het overgrote deel van de bedrijven heeft dan ook een of andere vorm van BYOD.

Je kunt BYOD prima veilig maken, mits je een paar goede afspraken hebt. Te vaak weten ondernemers niet eens welke apparaten er allemaal bij hun bedrijfsdata kunnen, of waar die data is opgeslagen. Deze tips helpen je om BYOD een win-win te maken voor je bedrijf én je medewerkers.

Leg je BYOD-beleid vast

Zonder duidelijke regels kun je geen veilige situatie verwachten. Medewerkers laten dan misschien bedrijfsdata onbeschermd achter, of loggen op openbare wifi in op hun zakelijke e-mail en stellen zo hun wachtwoord bloot. Als je toestaat dat mensen bedrijfsdata op eigen apparaten benaderen, heb je een beleid nodig. Dat beschermt je bedrijf en legt zaken vast als de vergoeding voor het zakelijk gebruik van een privételefoon. Zie ook IT-beleid voor het MKB.

Houd je beleid actueel

Zodra een beleid verouderd is, neemt niemand het nog serieus. Iemand ziet één achterhaalde regel en denkt: dan zal de rest ook wel niet meer kloppen. Houd je BYOD-beleid daarom “evergreen”: werk het bij zodra er iets verandert in hoe je werkt of welke techniek je gebruikt.

Gebruik een VoIP-app voor zakelijke gesprekken

Veel medewerkers geven hun privénummer aan klanten, simpelweg omdat ze onderweg toch even moeten bellen. Dat is voor iedereen onhandig: vertrekt zo’n medewerker, dan blijft de klant een nummer bellen dat niet meer wordt opgenomen. Los dit op met een zakelijk VoIP-systeem met een mobiele app. Medewerkers bellen dan via het zakelijke nummer, ook vanaf hun eigen toestel. Meer hierover in de handigste VoIP-functies.

Stel grenzen aan opgeslagen bedrijfsdata

Thuiswerken heeft de BYOD-uitdaging vergroot. Waar het vroeger vooral om telefoons ging, gaat het nu ook om computers: thuiswerkers gebruiken vaak hun eigen pc. Welk apparaat dan ook, je wilt controle houden over je bedrijfsdata. Beperk welke soorten gegevens medewerkers op privé-apparaten mogen bewaren, en zorg dat die data vandaar ook geback-upt wordt.

Verplicht updates

Een privé-apparaat dat niet wordt bijgewerkt, is een uitnodiging voor een datalek. Elk apparaat op je netwerk kan een ingang zijn, ook dat van een medewerker. Nu is het lastig om iemands eigen toestel up-to-date te houden. Daarom kiezen veel bedrijven voor een oplossing voor apparaatbeheer (MDM): die kan automatisch updates doorzetten en bedrijfsdata beschermen zonder de privacy van de medewerker te schenden. Zulke tools laten je ook alleen goedgekeurde apparaten toe en blokkeren de rest. Zie de endpointbeveiliging-gids.

Neem BYOD mee in je offboarding

Vertrekt een medewerker, dan moet je zijn digitale spoor opruimen. Ontvangt diegene nog werkmail op zijn telefoon? Staan er nog actieve logins of opgeslagen wachtwoorden op? Kopieer en verwijder alle bedrijfsbestanden van het privé-apparaat, en trek de toegang tot je netwerk in. We schreven er een complete offboarding-checklist over.

Zo pak je het aan

• Breng in kaart welke apparaten er zijn. Je kunt niet beveiligen wat je niet kent.
• Leg een helder, actueel BYOD-beleid vast, inclusief vergoeding en beveiligingseisen.
• Zet apparaatbeheer in voor automatische updates en het scheiden van werk- en privédata.
• Regel offboarding strak, zodat er bij vertrek geen data achterblijft.

Veelgestelde vragen

Is BYOD wel veilig?

Met de juiste afspraken en apparaatbeheer zeker. Zonder beleid ontstaan risico’s: onbeschermde data, verouderde toestellen en onduidelijkheid bij vertrek. Een BYOD-beleid en MDM dekken die grotendeels af.

Kan mijn baas bij mijn privéfoto’s als ik BYOD gebruik?

Bij een goede opzet niet. Apparaatbeheer scheidt de zakelijke omgeving van de privéomgeving: het bedrijf beheert alleen de werkdata en -apps, niet je persoonlijke foto’s of berichten.

Moet ik medewerkers vergoeden voor zakelijk gebruik?

Dat is verstandig om vast te leggen. Een vergoeding voor het zakelijk gebruik van een privételefoon voorkomt onduidelijkheid en hoort thuis in je BYOD-beleid.

Wat gebeurt er met bedrijfsdata als iemand vertrekt?

Die haal je van het privé-apparaat af en de netwerktoegang trek je in. Neem BYOD daarom altijd mee in je offboarding-proces.

Wil je BYOD veilig inrichten zonder je team op kosten te jagen of te betuttelen? We kijken naar hoe jullie privé-apparaten gebruiken en adviseren de beste aanpak. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.