Dataminimalisatie is een van de kernbeginselen uit de AVG. Het komt erop neer dat je niet meer persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en bewaart dan strikt nodig is voor het doel waarvoor je ze gebruikt. Vraag je op een offerteformulier een geboortedatum die je nergens voor gebruikt, dan is dat in strijd met dit beginsel.
Het klinkt als een juridische regel, maar het is vooral gezond verstand op het gebied van risico. Gegevens die je niet hebt, kunnen niet gestolen worden. Een bedrijf dat sollicitatiedossiers van tien jaar terug nog op een netwerkschijf heeft staan, heeft bij een inbraak een veel groter probleem dan een bedrijf dat die dossiers netjes heeft opgeruimd. Minder data betekent ook minder opslagkosten, snellere back-ups en minder werk als iemand een inzageverzoek doet.
Praktisch begin je met een inventarisatie: welke gegevens verzamelen we, waar staan ze en waarom? Schrap velden op formulieren die je nooit gebruikt. Spreek per soort gegeven een bewaartermijn af en zorg dat er ook echt iets gebeurt als die verloopt, bijvoorbeeld met automatische opschoning of een halfjaarlijkse opruimronde. Let op oude exports, testkopieen van databases en mailboxen van vertrokken medewerkers, want daar zit vaak de meeste vergeten data.
Wat OkayICT hierin doet: Wij brengen in kaart waar je gegevens staan en richten bewaartermijnen en opschoning technisch in, zodat opruimen niet van goede voornemens afhangt.
Meer lezen: Wat is de AVG (GDPR)? · Wat is een bewaartermijn?
