Een bezoekersregistratie is een systeem dat bijhoudt wie er op je locatie binnenkomt en weer vertrekt. Vaak is dat een tablet bij de ingang of een QR-code die de bezoeker vooraf per mail krijgt. De bezoeker meldt zich aan, de gastheer krijgt automatisch bericht, en er wordt eventueel een badge geprint of een tijdelijke toegangspas vrijgegeven.
Voor het MKB zijn er drie redenen om het te regelen. Veiligheid: bij een ontruiming weet de BHV meteen wie er nog binnen is. Beveiliging: onbekenden kunnen niet ongemerkt doorlopen naar de serverruimte of het archief. En efficiëntie: er hoeft niemand bij de balie te zitten om mensen door te verwijzen. Voor auditgevoelige branches is de bezoekerslijst bovendien vaak simpelweg verplicht.
Let bij de inrichting op privacy: leg alleen vast wat je echt nodig hebt (naam, bedrijf, aankomsttijd, gastheer), zet een bewaartermijn van bijvoorbeeld vier weken en zorg dat de ene bezoeker niet de gegevens van de vorige op het scherm ziet staan. Koppel het systeem waar mogelijk aan je toegangsbeheer en aan je agenda, zodat verwachte bezoekers vooraf al klaarstaan. En controleer wat er gebeurt als het netwerk uitvalt — er moet altijd een papieren terugvaloptie zijn.
Wat OkayICT hierin doet: wij koppelen bezoekersregistratie, toegangsbeheer en je Microsoft 365-agenda aan elkaar, inclusief een werkbare terugvaloptie bij storingen.
Meer lezen: Wat is een toegangspas? · Wat is een toegangsbeheersysteem?
