Een privacyverklaring is de openbare uitleg van wat jouw organisatie met persoonsgegevens doet. Wie gegevens van klanten, bezoekers of medewerkers verwerkt, moet daar helder over zijn: welke gegevens het zijn, met welk doel je ze gebruikt, op welke grondslag, hoe lang je ze bewaart en met wie je ze deelt. Meestal staat die tekst op je website, met een link in de footer en bij elk formulier waar iemand iets invult.
De AVG verplicht dit, ook voor een bedrijf met vijf man. Een verklaring die je ooit van internet hebt geplukt helpt daarbij weinig: hij moet kloppen met wat je écht doet. Verwerk je sollicitaties, camerabeelden of klantdossiers, dan hoort dat erin. Bij een klacht of een melding van een datalek kijkt de Autoriteit Persoonsgegevens als eerste of je verhaal en je praktijk op elkaar aansluiten.
Praktisch begin je met een inventarisatie: welke systemen bevatten persoonsgegevens, wie kan erbij, en welke leveranciers verwerken gegevens voor jou. Die leveranciers noem je in je verklaring, en met hen sluit je een verwerkersovereenkomst. Vermeld ook hoe iemand zijn gegevens kan inzien of laten verwijderen en bij wie hij daarvoor moet zijn. Loop de tekst één keer per jaar na — er komt vaak stilletjes een nieuw systeem bij.
Wat OkayICT hierin doet: We brengen in kaart in welke systemen persoonsgegevens staan en wie erbij kan, zodat je privacyverklaring en je techniek hetzelfde verhaal vertellen.
Meer lezen: Wat is de AVG (GDPR)? · Wat is een datalek? · Wat is een cookie?
