Een gastgebruiker is iemand van buiten je bedrijf, bijvoorbeeld een accountant, een leverancier of een projectpartner, die je uitnodigt in een team of kanaal in Microsoft Teams. Hij logt in met zijn eigen e-mailadres en ziet alleen de teams waarvoor hij is uitgenodigd. Je hebt er geen extra Microsoft 365-licentie voor nodig; gasttoegang zit standaard in je omgeving.
Voor MKB-bedrijven is dit een prettig alternatief voor bestanden heen en weer mailen. Iedereen werkt in dezelfde map, in dezelfde versie van het document, met de chat en de vergaderingen op dezelfde plek. Dat scheelt zoekwerk en voorkomt dat er drie versies van dezelfde offerte rondzwerven. Het scheelt ook risico, omdat je niet steeds gevoelige bijlagen als e-mail de deur uit stuurt.
Let wel op wat een gast precies kan zien. Toegang geldt voor het hele team, dus zet externe samenwerking in een apart team en niet in het team waar ook je interne stukken staan. Spreek af wie gasten mag uitnodigen, en controleer een paar keer per jaar wie er nog binnen is; gasten blijven anders jaren staan nadat het project is afgelopen. In de beheeromgeving kun je gasttoegang per team aan- of uitzetten en een vervaldatum aan een uitnodiging hangen.
Wat OkayICT hierin doet: wij richten gasttoegang veilig in, zetten aparte teams op voor externe samenwerking en ruimen verlopen gastaccounts periodiek op.
Meer lezen: Wat is een Teams-kanaal? · Wat is een gastaccount?
