Wat is een voorraadsysteem?

Een voorraadsysteem is software die bijhoudt welke artikelen je hebt, hoeveel ervan, waar ze liggen en wat er in en uit gaat. Elke levering, verkoop of afboeking past het aantal aan. In plaats van een telling in een schrift of een spreadsheet die alleen op vrijdag klopt, heb je een actueel beeld dat meerdere mensen tegelijk kunnen gebruiken.

Voorraad is stilstaand geld, en te weinig voorraad is gemiste omzet of een klus die niet doorgaat. Een goed systeem laat zien welke artikelen hard lopen, welke al een jaar stof staan te vangen en wanneer je moet bijbestellen. Voor het MKB betekent dat minder nee verkopen, minder spoedbestellingen tegen een hoger tarief, en een jaarlijkse voorraadtelling die geen weekend meer kost.

De meeste systemen werken met artikelnummers en barcodes: scannen bij ontvangst, scannen bij uitgifte. Ze koppelen aan je kassa, webshop, werkbonnen en boekhouding, zodat een verkoop meteen van de voorraad af gaat. Waar je op let: of de begintelling klopt, want een systeem dat met verkeerde aantallen start blijft verkeerde aantallen geven, en of er discipline is om alles te scannen. Spreek ook af hoe je omgaat met retouren, breuk en artikelen die uit de bus verdwijnen.

Wat een voorraadsysteem bijhoudt

Voorraadbeheer gaat over de hele goederenstroom door je bedrijf, en een voorraadsysteem is het gereedschap dat die stroom vastlegt. De basis is een artikellijst. Per product staan er een artikelnummer, een omschrijving, de leverancier, de inkoopprijs en de plek waar het ligt: magazijn, stelling, winkel of bus. Daar komt het aantal bij, en dat aantal verandert bij elke mutatie. Een ontvangst telt op, een verkoop of een uitgifte op een werkbon telt af, en een retour of een afboeking corrigeert.

Een goed systeem laat ook de status van een artikel zien, zodat je die informatie niet bij elkaar hoeft te bellen. Ligt het in je magazijn, staat het in bestelling bij de leverancier, is het gereserveerd voor een klant, is het onderweg of komt het retour? Dat verschil is belangrijk: vijftig stuks op voorraad waarvan er veertig gereserveerd zijn, is iets anders dan vijftig die je vrij kunt verkopen.

Daarnaast stel je per artikel de juiste onder- en bovengrens in: een minimum en een maximum. Zakt de voorraad onder het minimum, dan geeft het systeem een signaal of zet het het artikel op een bestellijst. Dat helpt je om bestellingen op tijd de deur uit te doen. Voor producten die je nooit wilt missen leg je een veiligheidsvoorraad vast, zodat een late levering je niet meteen stil legt. Tot slot houdt de software bij hoe snel artikelen doorstromen. Die omloopsnelheid vertelt je welke producten hard lopen en welke al maanden dood kapitaal zijn. Dat inzicht is de kern van goed voorraadbeheer: genoeg op voorraad om klanten te kunnen leveren, zonder dat er onnodig geld in het magazijn ligt.

Waarom een spreadsheet op een gegeven moment stukloopt

Met een paar honderd artikelen en een handvol orders per dag regel je je voorraadbeheer prima in Excel. Dat werkt zolang er discipline is en er maar een of twee mensen aan zitten. Zodra het drukker wordt, gaat het schuren.

Een spreadsheet is namelijk niet actueel. Iemand vult de verkopen van vanochtend pas vanmiddag in, en ondertussen verkoopt je webshop een product dat er niet meer is. Werken meerdere mensen tegelijk in hetzelfde bestand, dan overschrijven ze elkaar of typen ze zich een keer mis. Een lijst met tientallen kolommen wordt bovendien onoverzichtelijk, en alle analyse moet je zelf doen: het bestand rekent niet uit wanneer je moet bijbestellen.

Een voorraadsysteem lost dat op door de administratie bij te werken op het moment dat er iets gebeurt. Iedereen kijkt naar dezelfde cijfers en je ziet in een oogopslag wat er nog ligt. De overstap hoeft geen groot project te zijn: de meeste pakketten kunnen je bestaande Excel-lijst inlezen, zodat je met je huidige artikelen en aantallen begint.

Barcodes, scanners en realtime voorraad

De meeste systemen werken met barcodes. Elk artikel krijgt een label, of je gebruikt de barcode die de fabrikant er al op heeft gezet. Vervolgens scan je op de momenten die ertoe doen: bij ontvangst van een levering, bij het verplaatsen naar een andere locatie, bij het verzamelen van een order en bij verzending.

Dat scheelt vooral fouten. Een artikelnummer overtypen gaat een keer mis, een scan niet. De barcodescanner geeft de mutatie direct door aan de software, zodat je voorraad meteen klopt in plaats van aan het eind van de dag. Nieuwe medewerkers zijn er ook sneller mee weg: het scherm wijst de locatie aan.

Je hebt er niet per se een dure handterminal voor nodig. Veel pakketten hebben een app waarmee een gewone telefoon of tablet de scanner is, en draaien verder gewoon in de browser. Werk je met serie- of batchnummers, bijvoorbeeld voor garantie of traceerbaarheid, dan leg je die bij het scannen vast en kun je later terugzoeken welk exemplaar naar welke klant ging.

Koppelen met je webshop, kassa en boekhouding

Een voorraadsysteem wordt pas echt nuttig als het niet op zichzelf staat. De koppelingen die je in het MKB het vaakst ziet:

Webshop. Een online bestelling boekt de voorraad direct af en de webshop toont wat er werkelijk ligt. Verkoop je ook via een marktplaats of een tweede shop, dan houdt het systeem die kanalen gelijk. Zo beheer je je voorraden op een plek en verkoop je niet twee keer hetzelfde laatste stuk.

Kassa. Heb je naast de webshop een winkel, dan werkt het kassasysteem de voorraad bij zodra een klant afrekent. Winkel en webshop putten uit dezelfde aantallen, ongeacht via welk kanaal er verkocht wordt.

Boekhouding. Ontvangsten, verkopen en inkoopfacturen komen via een boekhoudkoppeling in je administratie terecht. Je hoeft de cijfers niet twee keer in te voeren en de voorraadwaarde in je boekhouding sluit aan op wat er in het magazijn staat.

De rode draad: beheer je voorraad vanuit een centraal punt, zodat je gegevens maar een keer hoeft in te voeren. Elke extra lijst die iemand er naast bijhoudt, is een plek waar de aantallen kunnen gaan afwijken. Sommige bedrijven hebben helemaal geen los pakket nodig, omdat hun ERP- of handelssoftware al een voorraadmodule heeft. Draai je een groter magazijn met picklocaties en looproutes, dan kom je uit bij een WMS: die software stuurt vooral het fysieke werk in het magazijn aan, waar een voorraadsysteem zich richt op de aantallen en de goederenstroom.

Een voorraadsysteem kiezen voor het MKB

Software voor voorraadbeheer is er in alle maten, van een simpele module in je boekhouding tot een volledig logistiek pakket. Begin daarom niet bij de functielijst van een leverancier, maar bij je eigen situatie. Vier vragen brengen je een heel eind.

Hoe groot en hoe complex is het? Tel je artikelen, je orders per dag en je locaties. Een installatiebedrijf met drie bussen heeft iets anders nodig dan een groothandel met duizenden artikelen.

Waar moet het aan koppelen? Maak een lijstje van je webshop, kassa, boekhouding en eventueel je urenregistratie of werkbonnen. Laat de leverancier aanwijzen welke koppelingen standaard zijn en welke maatwerk vragen. Dit is in de praktijk het punt waarop pakketten afvallen. Een systeem dat niet praat met de rest van je software levert geen tijdwinst op, maar extra werk.

Wie gaat ermee werken? Het aantal gebruikers bepaalt vaak de prijs, en de mensen op de werkvloer bepalen of het gaat werken. Software die alleen achter een bureau bruikbaar is, wordt in het magazijn niet gebruikt, en dan klopt je voorraad alsnog niet. Vrijwel alles draait tegenwoordig online, dus check of het op een telefoon of tablet net zo prettig werkt als op een computer.

Groeit het mee? Kijk niet alleen naar dit jaar. Een extra magazijn, een tweede verkoopkanaal of een fors groter assortiment moet erin passen zonder dat je opnieuw moet overstappen. Vraag daarna een proefperiode aan. De meeste aanbieders laten je het systeem een paar weken gratis proberen; doe dat met je eigen artikelen en je eigen werkwijze, niet met de demodata.

Veelgemaakte fouten

Starten met een telling die niet klopt. Een systeem dat begint met verkeerde aantallen blijft verkeerde aantallen geven, en na twee weken vertrouwt niemand het meer. Ruim eerst op, gooi de producten weg die je toch niet meer verkoopt en tel dan pas.

Niet iedereen laten scannen. Een collega die snel iets uit de stelling pakt zonder te scannen, haalt je voorraad onderuit. Spreek af hoe je omgaat met retouren, breuk, monsters en spullen die mee de bus in gaan.

Denken dat tellen niet meer hoeft. Ook met software lopen de administratie en de werkelijkheid uit elkaar. Tel daarom regelmatig een deel van je assortiment in plaats van een keer per jaar alles. Dat kost minder tijd, is eenvoudig vol te houden en je vindt afwijkingen eerder.

Een te klein systeem kiezen. Software die precies past bij vandaag, knelt over twee jaar. Een tweede overstap kost meer dan de eerste keer goed kiezen.

Systemen los van elkaar laten draaien. Voorraad in het ene pakket, orders in het andere, boekhouding in een derde, en iemand die het handmatig gelijk houdt. Dat gaat mis op de dag dat die iemand vrij is.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een voorraadsysteem en een WMS?

Een voorraadsysteem draait om de aantallen: wat heb je, wat komt binnen, wat gaat eruit en wanneer moet je bijbestellen. Een WMS (warehouse management systeem) stuurt het werk in het magazijn aan, zoals looproutes, picklocaties en het indelen van de opslag. In grotere pakketten zitten beide functies in een systeem.

Heb ik een voorraadsysteem nodig met een klein bedrijf?

Niet altijd. Met weinig artikelen en een paar orders per dag kom je met een eenvoudige, goed bijgehouden lijst nog ver. Het omslagpunt ligt meestal bij meerdere mensen die dezelfde voorraden beheren, meerdere verkoopkanalen, of het gevoel dat je te vaak nee moet verkopen. Vanaf dat punt kost handmatig bijhouden meer tijd en geld dan het systeem.

Kan een voorraadsysteem koppelen met mijn webshop en boekhouding?

Meestal wel, maar niet met alles. De gangbare webshop-, kassa- en boekhoudpakketten worden breed ondersteund; heb je een minder bekende combinatie, dan kan er maatwerk nodig zijn. Vraag dit vooraf uit en laat het op papier zetten, want achteraf koppelen is duurder dan vooraf kiezen.

Wat kost een voorraadsysteem?

De meeste pakketten werken met een bedrag per maand, waarbij de prijs vooral afhangt van het aantal gebruikers, de modules die je afneemt en de koppelingen die je nodig hebt. Reken daarnaast op eenmalige kosten voor het inrichten, het inlezen van je artikelen en eventuele scanners. De winst zit in minder misgrijpen, minder spoedbestellingen en minder tijd kwijt aan tellen en uitzoeken. Efficiënt voorraadbeheer betaalt zich vooral terug in uren en in werkkapitaal dat niet stil staat.

Meer lezen: Wat is een barcodescanner? · Wat is een ERP? · Wat is een webshop?