Licentiebeheer is het bijhouden van welke software je bedrijf gebruikt, hoeveel licenties je daarvan hebt en wie ze gebruikt. Het gaat om alles: Microsoft 365-abonnementen, je boekhoudpakket, ontwerpsoftware, maar ook de tools die een afdeling zelf ergens heeft afgesloten. Het antwoord op de vraag waar betalen we eigenlijk voor, hoort uit je licentiebeheer te komen.
Zonder overzicht loopt het twee kanten op mis. Je betaalt maandenlang door voor accounts van medewerkers die al uit dienst zijn, of voor een duurder abonnement dan nodig. Andersom kun je bij een softwareaudit te weinig licenties blijken te hebben, met een naheffing als gevolg. In het MKB gaat het al snel om duizenden euro s per jaar aan lucht in de licentiekosten.
Praktisch begin je met een export van je licenties naast een actuele personeelslijst. Koppel licenties aan personen in plaats van aan afdelingen, en maak het intrekken van een licentie een vast onderdeel van je offboarding. Plan daarnaast twee keer per jaar een controle: welke abonnementen worden niet gebruikt, en past het niveau nog bij wat mensen echt doen?
Wat OkayICT hierin doet: we houden je licenties actueel, koppelen ze aan in- en uitdiensttredingen en signaleren abonnementen die je niet meer nodig hebt.
Meer lezen: Wat is een Microsoft 365-licentie? · Wat is asset management (IT)?
