Een CAL is een Client Access License: het recht om gebruik te maken van een servertoepassing. Microsoft rekent voor producten als Windows Server, Exchange Server, SQL Server en Remote Desktop namelijk twee keer. Eerst betaal je voor de server zelf, daarna voor iedere gebruiker of ieder apparaat dat er verbinding mee maakt. Zonder geldige CAL’s mag je de server formeel niet in gebruik nemen, ook al werkt hij technisch prima.
Dat verrast MKB-bedrijven regelmatig bij een softwareaudit of bij de verkoop van het bedrijf. De server is ooit netjes aangeschaft, maar het aantal medewerkers is verdubbeld en er zijn nooit CAL’s bijgekocht. Naheffingen kunnen fors oplopen. Ook bij een overstap naar de cloud is het goed te weten wat je hebt: veel functionaliteit uit Microsoft 365 maakt on-premise servers en de bijbehorende CAL’s overbodig.
Er zijn twee smaken. Een user-CAL hangt aan een persoon, die daarmee vanaf al zijn apparaten mag inloggen. Een device-CAL hangt aan een apparaat, waar meerdere mensen op mogen werken. Heb je veel medewerkers met laptop, telefoon en tablet, dan zijn user-CAL’s meestal voordeliger. Werk je met ploegendiensten op gedeelde werkplekken, dan zijn device-CAL’s goedkoper. Houd de aantallen bij in je licentieadministratie en tel bij elke nieuwe medewerker meteen mee.
Wat OkayICT hierin doet: Wij houden je licenties bij en adviseren welke vorm past bij je manier van werken, zodat je niet te veel betaalt en niet in overtreding bent.
Meer lezen: Wat is licentiebeheer? · Wat is software asset management?
