Een documentbibliotheek is de plek binnen SharePoint waar bestanden van je bedrijf worden bewaard. Het lijkt op een map op een netwerkschijf, maar er zit meer omheen: elk bestand houdt zijn eigen versiegeschiedenis bij, je kunt rechten per bibliotheek regelen en er is een zoekfunctie die ook in de inhoud van documenten kijkt.
Voor MKB-bedrijven is dit meestal de opvolger van de oude fileserver. Je hebt geen server meer nodig, mensen kunnen thuis bij hun bestanden en je bent niet meer afhankelijk van een schijf die kan crashen. Ook praktisch: je kunt kolommen toevoegen, zoals klantnaam of status, en daarop filteren.
Richt je bibliotheken in per team of per proces, niet per persoon, en houd de mappenstructuur ondiep. Diepe mappenbomen leveren lange webadressen op en maken zoeken juist lastiger. Let er ook op dat verwijderde bestanden eerst in de prullenbak belanden en daarna definitief weg zijn, dus een back-up blijft nodig.
Wat OkayICT hierin doet: We zetten je bestanden over naar een overzichtelijke bibliotheekstructuur waarin iedereen alleen ziet wat hij mag zien.
Meer lezen: Wat is SharePoint? · Wat is versiebeheer?
