Een keuzemenu, ook wel IVR genoemd (Interactive Voice Response), is het gesproken menu dat een beller hoort voordat hij iemand aan de lijn krijgt. “Toets 1 voor verkoop, toets 2 voor support.” Op basis van de keuze stuurt de telefooncentrale het gesprek door naar de juiste groep, medewerker of wachtrij.
Voor een MKB-bedrijf scheelt dat veel doorverbinden. Bellers komen sneller bij de juiste persoon, en je collega’s worden minder gestoord door vragen die niet voor hen zijn. Je kunt er ook openingstijden, vakantiemeldingen en terugbelopties in kwijt, zodat er buiten kantoortijd een net antwoord klinkt in plaats van een eindeloze beltoon.
Waar je op let: houd het menu kort. Meer dan drie of vier opties onthoudt niemand, en submenu’s onder submenu’s werken averechts. Zorg dat elke keuze ook daadwerkelijk bij een bemande lijn uitkomt, en bied altijd een uitweg naar een mens. Spreek de teksten professioneel in en controleer een paar keer per jaar of de menustructuur nog klopt met je organisatie.
Wat OkayICT hierin doet: wij zetten je telefonie in de cloud op, inclusief keuzemenu, wachtrijen en openingstijden die passen bij hoe jullie werken.
Meer lezen: Wat is een cloud-telefooncentrale? · Wat is cloudtelefonie?
