Een goedkeuringsflow is een geautomatiseerd stukje proces waarin een aanvraag automatisch naar de juiste persoon gaat voor akkoord. Denk aan een verlofaanvraag, een inkooporder, een offerte boven een bepaald bedrag of een nieuw softwareverzoek. Het systeem stuurt het verzoek door, herinnert de goedkeurder en legt vast wie wanneer ja of nee zei. Waar een workflow het hele proces beschrijft, is de goedkeuringsflow specifiek het beslismoment daarin.
Voor het MKB lost dit een herkenbaar probleem op: aanvragen die blijven hangen in een mailbox. Zonder vaste route weet niemand precies wie aan zet is, en wordt er achteraf gezocht in mailwisselingen om te bewijzen dat er akkoord was. Met een flow heb je een spoor: aanvraag, goedkeurder, datum, opmerking. Dat scheelt discussie en helpt bij je accountantscontrole.
In de praktijk bouw je dit in tools die je vaak al hebt, zoals Power Automate binnen Microsoft 365. Begin met één proces dat vaak voorkomt en veel heen-en-weer kost. Leg vast wie mag goedkeuren, wat er gebeurt bij afwezigheid en boven welk bedrag een tweede akkoord nodig is. Houd het aantal stappen laag: elke extra goedkeurder maakt het proces trager, niet veiliger.
Wat OkayICT hierin doet: wij automatiseren de aanvragen die bij jou het meeste heen-en-weer kosten, met een duidelijk spoor van wie wat heeft goedgekeurd.
Meer lezen: Wat is een workflow? · Wat is Power Automate? · Wat is een integratie?
