Een AI-inventarisatie is een overzicht van alle AI-toepassingen die binnen je organisatie gebruikt worden: van de chatbot op je website en de AI-functies in je boekhoudpakket tot de tools die medewerkers zelf hebben aangezet. Per toepassing leg je vast wie hem gebruikt, waarvoor, welke gegevens erin gaan en wie de leverancier is.
Twee redenen maken dit urgent voor het MKB. Ten eerste de praktijk: AI-tools sluipen binnen zonder dat iemand daar een besluit over neemt — shadow AI — en er verdwijnt bedrijfsinformatie in diensten waarvan niemand de voorwaarden gelezen heeft. Ten tweede de AI-verordening: die verwacht dat je weet welke systemen je gebruikt en in welke risicocategorie ze vallen. Zonder overzicht kun je geen van beide beantwoorden.
Begin klein en concreet: vraag per team welke AI-tools men gebruikt, kijk in je abonnementen en in je Microsoft 365-omgeving naar goedgekeurde apps. Noteer per tool het doel, de gebruikte gegevens, of er persoonsgegevens in gaan, de leverancier en of er een verwerkersovereenkomst is. Werk de lijst twee keer per jaar bij en koppel hem aan je AI-beleid, zodat nieuwe tools langs een vaste route binnenkomen. Dit is iets anders dan een IT-inventarisatie: die gaat over apparaten en licenties, deze over toepassingen en gegevens.
Wat OkayICT hierin doet: wij brengen in kaart welke AI-tools er in je organisatie draaien en helpen je bepalen wat je omarmt, begrenst of vervangt.
Meer lezen: Wat is de AI Act? · Wat is shadow AI?
