Een boekhoudkoppeling is een verbinding tussen je boekhoudpakket en een ander systeem: je webshop, je kassa, je urenregistratie, je CRM of je bank. Via die koppeling wisselen de systemen gegevens uit zonder dat iemand tussenbeide komt. Een verkoop in de webshop wordt een verkoopfactuur in de boekhouding, geboekte uren worden factuurregels, en een bijschrijving op de bank wordt automatisch afgeletterd.
Voor het MKB zit de winst in twee dingen: tijd en betrouwbaarheid. Handmatig overtypen kost uren per maand en gaat altijd een keer mis, meestal net in de maand dat het druk is. Met een koppeling werk je bovendien met actuele cijfers. Je hoeft niet tot de kwartaalafsluiting te wachten om te zien wat er binnenkomt, wat er openstaat en of een klant structureel te laat betaalt.
Technisch loopt zo een koppeling meestal via een API: de systemen praten met elkaar volgens vaste afspraken, met een sleutel als toegangsbewijs. Waar je op let: welke gegevens precies twee kanten op gaan, wat er gebeurt als een koppeling een dag uitvalt, en wie er dan een melding krijgt. Spreek ook af hoe boekingsregels worden bepaald, anders staat alles op een verzamelrekening en ben je alsnog aan het corrigeren.
Wat OkayICT hierin doet: wij brengen in kaart welke systemen je hebt, leggen de koppelingen aan en houden in de gaten of ze blijven lopen, zodat jij niet achteraf ontdekt dat er een week aan boekingen mist.
Meer lezen: Wat is een integratie? · Wat is een API? · Wat is e-facturatie?
