UBL staat voor Universal Business Language en is een standaardformaat voor zakelijke documenten, vooral facturen. Een UBL-factuur is een XML-bestand: leesbare tekst met vaste labels eromheen, zodat software precies weet wat het factuurnummer is, wat het btw-bedrag is en welke regels erop staan. Een mens leest liever de PDF, een computer leest liever de UBL.
Het verschil met een PDF-factuur is groot voor je administratie. Een PDF is voor de computer gewoon een plaatje met tekst; iemand moet de bedragen overnemen of een scanprogramma moet ze eruit raden. Een UBL-bestand kan je boekhoudpakket direct inboeken, met de juiste grootboekrekening en btw-code. Dat scheelt tijd, voorkomt typefouten en maakt je maandafsluiting een stuk rustiger.
In de praktijk stuur je vaak allebei: de PDF als leesbare versie en de UBL als machineversie, soms zelfs samen in een bestand. Nederlandse en Europese e-facturatiestandaarden zijn op UBL gebaseerd, dus als je pakket UBL kan maken en lezen, ben je er meestal klaar voor. Waar je op let: of je facturatiesoftware UBL exporteert, of je boekhouder UBL kan inlezen, en of verplichte velden zoals btw-nummer en referentie altijd gevuld zijn.
Wat OkayICT hierin doet: wij zorgen dat je facturatie- en boekhoudsoftware UBL in en uit kan, en dat de bestanden zonder handwerk op de juiste plek belanden.
Meer lezen: Wat is e-facturatie? · Wat is een integratie? · Wat is een API?
