Een urenregistratiesysteem is software waarin medewerkers bijhouden hoeveel tijd ze aan welk project, welke klant of welke taak besteden. Dat kan met een start- en stopknop, met een weekstaat die je aan het eind van de week invult, of automatisch vanuit een agenda of ticketsysteem. De uren komen in een centrale database te staan in plaats van in ieders eigen Excel-bestand.
Voor het MKB is dit vaak het verschil tussen gokken en weten. Je factureert wat er echt gewerkt is in plaats van wat je achteraf nog kunt reconstrueren, je ziet welke klussen structureel meer tijd kosten dan begroot, en je hebt onderbouwing als een klant een factuur betwist. Werk je met vaste prijzen, dan laat de nacalculatie zien of je tarief nog klopt. Werk je met uurtarieven, dan scheelt het simpelweg gemiste omzet.
De meeste systemen draaien in de cloud, met een app voor onderweg, en koppelen aan je facturatie en boekhouding. Waar je op let: hoe weinig moeite het invullen kost, want een systeem waarin niemand zijn uren kwijt wil, levert geen bruikbare cijfers. Let ook op goedkeuringsstappen, op de mogelijkheid uren als niet-factureerbaar te markeren, en op wat er in de rapportage zichtbaar is voor wie. Uren zijn personeelsgegevens, dus beperk de inzage tot wie ze echt nodig heeft.
Wat OkayICT hierin doet: wij helpen je een urenregistratie kiezen die bij je werkwijze past, zetten de koppeling met facturatie op en zorgen dat de app op elke werkplek en telefoon werkt.
Meer lezen: Wat is een CRM? · Wat is SaaS? · Wat is een dashboard?
