Wat is een digitale werkbon?

Een digitale werkbon is de elektronische versie van het bonnetje dat een monteur of servicemedewerker na een klus invult. Op telefoon of tablet vult hij in wat er gedaan is, welke materialen gebruikt zijn en hoeveel tijd het kostte, voegt eventueel foto’s toe en laat de klant ter plekke tekenen op het scherm. De bon gaat direct naar kantoor en meestal ook per mail naar de klant.

Voor het MKB scheelt dat vooral doorlooptijd en geld. Papieren bonnen komen aan het eind van de week mee terug, soms onleesbaar of gekreukt in de bus, en pas dan begint het overtypen. Met digitale bonnen kun je dezelfde dag factureren, wat je cashflow merkbaar verbetert. Bovendien staat er precies in wat er gebeurd is, met foto’s erbij, wat discussies achteraf over meerwerk kort houdt.

De bon hangt meestal samen met je planning en je voorraad: de klus komt uit de planning, gebruikte materialen gaan van de voorraad af, en de uren stromen door naar de facturatie. Waar je op let: of de app ook werkt zonder bereik en later synchroniseert, hoe de handtekening en foto’s worden bewaard, en of de bon voldoende gegevens bevat om er meteen een factuur van te maken. Denk ook aan de bewaartermijn; een werkbon met klantgegevens valt onder de privacywetgeving.

Voordelen van een digitale werkbon

Het grootste voordeel is snelheid: de gegevens worden één keer ingevoerd, op locatie, en hoeven daarna niet meer overgetypt te worden. Dat scheelt administratie en fouten, en je medewerkers hebben minder papierwerk in de bus. Ook is er meteen inzicht in wat er gedaan is: kantoor ziet direct welke opdrachten klaar zijn, welke materialen zijn gebruikt en hoeveel uren er zijn gemaakt. Dat maakt facturatie eenvoudig en snel, en de klant krijgt zijn bon direct, zonder te hoeven wachten.

Hoe werkt een digitale werkbon in de praktijk?

Meestal zit de werkbon in een app of in werkbon software die aan je planning en boekhouding gekoppeld is. De opdracht wordt ingepland, de medewerker opent de klus op zijn telefoon of tablet, vult op locatie in wat er gedaan is en laat de klant tekenen. Daarna wordt de bon automatisch verwerkt: naar de administratie, naar de klant en, als je dat wilt, naar de facturatie. Wie zijn werkbonnen wil digitaliseren, begint het makkelijkst met één type opdracht en breidt daarna uit.

Waar let je op bij het kiezen van software?

Kijk niet alleen naar het gemak in de buitendienst, maar ook naar de koppeling met de rest van je processen. Kan de software aansluiten op je boekhouding en planning? Werkt het ook zonder bereik? Kunnen medewerkers foto’s toevoegen, en kun je de gegevens later terugvinden? Vraag bij een leverancier gerust om een demo, en laat een paar medewerkers meekijken: als de app in de bus niet prettig werkt, wordt hij niet gebruikt.

Veelgestelde vragen

Is een digitale handtekening op een werkbon geldig?

Voor een gewone werkbon is een handtekening op het scherm doorgaans voldoende als bewijs dat de klant akkoord is met het uitgevoerde werk. Belangrijk is dat de bon met datum, tijd en gegevens van de klant wordt bewaard, zodat je het later kunt terugvinden.

Werkt een digitale werkbon ook zonder internet?

Dat verschilt per app. Sommige apps slaan de bon lokaal op en synchroniseren zodra er weer bereik is. Vraag dit na voordat je kiest, zeker als je medewerkers vaak in kelders of op afgelegen locaties werken.

Kunnen mijn medewerkers dit zelf gebruiken zonder training?

Meestal wel, mits de app overzichtelijk is. Laat wel één keer zien hoe het werkt en spreek af welke velden verplicht zijn, zodat de bonnen bruikbaar blijven voor de administratie.

Wat doe ik met bestaande papieren werkbonnen?

Nieuwe opdrachten voer je direct digitaal uit. Bestaande papieren bonnen bewaar je zolang de bewaarplicht loopt; je hoeft ze niet allemaal terug te zetten in het nieuwe systeem.

Meer lezen: Wat is MDM (mobile device management)? · Wat is SaaS? · Wat is e-facturatie?