Een inkooporder is de formele bestelling die jij als afnemer naar een leverancier stuurt. Er staat in wat je afneemt, hoeveel, tegen welke prijs, wanneer het geleverd moet worden en op welk adres. Elke order krijgt een uniek nummer. Accepteert de leverancier de order, dan is er een overeenkomst — een inkooporder is dus meer dan een mailtje met een wens.
Voor het MKB is de winst vooral controle. Doordat je vóór het bestellen vastlegt wat iets mag kosten, kun je later de inkoopfactuur ernaast leggen: klopt het aantal, klopt de prijs, is er wel geleverd? Dat heet drieweg-matching, met de order, de pakbon en de factuur. Facturen voor spullen die niemand besteld heeft, en stille prijsverhogingen, vallen er zo uit. Ook zie je op elk moment welke verplichtingen al openstaan.
In de praktijk maak je inkooporders aan in je boekhoud- of ERP-pakket, of in losse inkoopsoftware. Waar je op let: één duidelijke nummerreeks, een afspraak wie tot welk bedrag mag bestellen, en de eis aan leveranciers om je ordernummer op de factuur te vermelden. Zonder dat laatste kun je niet automatisch matchen en ben je alsnog handmatig aan het puzzelen.
Wat OkayICT hierin doet: wij zorgen dat je inkoop-, voorraad- en boekhoudsystemen op elkaar aansluiten, zodat orders en facturen automatisch bij elkaar komen.
Meer lezen: Wat is een leveranciersportaal? · Wat is een boekhoudkoppeling?
