Een btw-nummercontrole is het toetsen van het btw-identificatienummer van een zakelijke klant bij de officiële bron. Voor buitenlandse klanten binnen de EU gebeurt dat in VIES, het Europese controlesysteem. Je krijgt terug of het nummer op dat moment geldig is en bij welke bedrijfsnaam het hoort. Nederlandse nummers controleer je via dezelfde route of via de Belastingdienst.
Voor het MKB is dit geen formaliteit maar risicobeheersing. Lever je aan een EU-bedrijf en verleg je de btw, dan mag dat alleen als het btw-nummer van je klant geldig is. Blijkt achteraf van niet, dan kan de Belastingdienst de btw alsnog bij jou naheffen — inclusief boete. Ook bij nieuwe klanten in Nederland is een controle handig: een kloppend nummer is een eerste teken dat je met een echte onderneming te maken hebt.
Handmatig kan het op de website van de Europese Commissie, maar dat schaalt niet. Veel boekhoud- en facturatiepakketten hebben de controle ingebouwd of bieden een koppeling met de VIES-dienst, zodat elke nieuwe relatie automatisch getoetst wordt. Belangrijk: bewaar het bewijs van de controle met datum en uitkomst, en herhaal de toets periodiek. Een nummer dat vorig jaar geldig was, kan inmiddels ingetrokken zijn.
Wat OkayICT hierin doet: wij automatiseren terugkerende controles en koppelingen in je administratie, zodat je bewijslast klopt zonder dat er iemand handmatig zit te toetsen.
Meer lezen: Wat is factuurfraude? · Wat is een boekhoudkoppeling?
