Cloud-abonnement opzeggen: wat gebeurt er met je gegevens?

Een cloud-abonnement opzeggen voelt als een administratieve handeling: even een knop, een bevestigingsmail en klaar. Maar in die dienst staan misschien jaren aan klantgegevens, offertes, mail, facturen en projectgeschiedenis. Zeg je op voordat je een bruikbare kopie hebt, dan kunnen je medewerkers er van de ene op de andere dag niet meer bij.

Wat er na opzegging gebeurt, verschilt per dienst, abonnement en contract. Sommige leveranciers geven beheerders nog een tijd toegang. Andere zetten de dienst direct op alleen-lezen of beginnen snel met verwijderen. Dit artikel gaat over het moment van opzeggen zelf: wat je vooraf regelt, wat je laat vastleggen en hoe je zeker weet dat je gegevens daarna ook echt weg zijn. Gaat het je vooral om het meenemen van je data naar een nieuwe leverancier, lees dan data eruit krijgen bij je leverancier.

Wat er na opzegging kan gebeuren

Opzeggen kan betekenen dat medewerkers niet meer kunnen inloggen, dat de dienst alleen-lezen wordt of dat alleen beheerders nog bij de gegevens kunnen. Vaak volgt een bewaarperiode voordat de gegevens definitief verdwijnen. Soms is dat korter dan je denkt.

Ook de facturering werkt niet altijd zoals verwacht. Bij een jaarcontract betaal je meestal door tot het einde van de looptijd. En opzeggen via een reseller kan een ander proces hebben dan rechtstreeks bij de softwareleverancier. Grote aanbieders als Microsoft en Google adviseren beheerders expliciet om eerst te exporteren wat ze willen bewaren. Ga dus nooit uit van een algemene bewaartermijn, maar lees de actuele voorwaarden van de dienst die je opzegt.

Vraag deze zaken vooraf na

Voordat je een einddatum prikt, wil je antwoord op een korte lijst vragen. Staat het niet in de voorwaarden, vraag het dan aan de leverancier en bewaar het antwoord bij je opzeggingsdossier.

• Op welke datum stopt de toegang voor medewerkers, en voor beheerders?
• Hoe lang blijven de gegevens daarna beschikbaar?
• Wat zit er wel en niet in de export, en moet je die vóór de opzegging aanvragen?
• Kan het account worden heractiveerd, en tot wanneer?
• Wanneer stopt de facturering?
• Hoe wordt het account verwijderd, en krijg je dat schriftelijk bevestigd?

Heb je de dienst via een IT-partner of reseller afgenomen? Laat die dan de procedure en de laatste toegangsdatum bevestigen. Hoe je leveranciers in het algemeen in de gaten houdt, lees je in leveranciersrisico beheren in het MKB.

Exporteer alles wat je nodig hebt

Begin met een overzicht van wat er in de dienst staat: klantgegevens, documenten, bijlagen, e-mail, agenda’s, facturen, tickets, projecthistorie en logboeken. Neem niet aan dat de standaardexport alles bevat. Vaak ontbreken bijlagen, opmerkingen, gebruikersrechten, verwijderde items, instellingen, automatiseringen of de geschiedenis.

Gebruik een beheerdersaccount van het bedrijf voor de export en bewaar de bestanden op een plek die het bedrijf beheert. Laat de enige kopie dus niet in de map Downloads van een medewerker staan. Grote exports kunnen even duren, dus begin ruim op tijd. Dan heb je nog ruimte om mislukte downloads of ontbrekende onderdelen uit te zoeken.

Test de bestanden voordat je opzegt

Open van elk bestandstype een steekproef. Zijn de bijlagen aanwezig, kloppen de datums, is de tekst leesbaar? Een CSV-bestand kan alle namen en bedragen bevatten, maar de koppeling tussen klant en factuur kwijt zijn. Importeer je naar een nieuwe dienst, test dan eerst een kleine set en laat de dagelijkse gebruikers het resultaat controleren.

Zie een export niet automatisch als een back-up. Pas als je bestanden hebt gecontroleerd en veilig hebt opgeslagen, heb je een kopie waar je op kunt vertrouwen. Hoe je kopieën beschermt tegen verlies en misbruik, lees je in onveranderbare back-ups uitgelegd.

Koppelingen en inlogmethodes

Cloudpakketten staan zelden op zichzelf. Een formulier op je website stuurt aanvragen erheen, je boekhouding haalt er facturen uit, en rapportages of geplande taken draaien erop. Maak een lijst van alles wat gegevens aanlevert of afneemt, inclusief mobiele apps, browserextensies en automatiseringen.

Verplaats of schakel elke koppeling uit voordat het account sluit, en test of nieuwe gegevens op de juiste plek aankomen. Let ook op ‘Inloggen met Google’ of ‘Inloggen met Microsoft’: medewerkers gebruiken het account soms om bij andere diensten in te loggen. Regel eerst een andere inlogmethode, en controleer dat het bedrijf beheerder en herstelgegevens van elk gekoppeld account in handen heeft. Na de verhuizing trek je oude sleutels, tokens en koppelingen in. Dit raakt ook aan zombie-accounts in SaaS-diensten.

Bewaarplicht en eigen administratie

Voor sommige gegevens geldt een wettelijke bewaartermijn, bijvoorbeeld voor je financiële administratie. Overleg met je accountant of juridisch adviseur voordat je iets weggooit. Leg ook vast wat je hebt geëxporteerd, wanneer, wie het heeft gecontroleerd en waar het staat. Bewaar de opzeggingsbevestiging, de eindfactuur en alle schriftelijke antwoorden van de leverancier. En geef de geëxporteerde bestanden zelf een bewaartermijn, zodat je ze later veilig verwijdert. Dat sluit aan op data-lifecycle management.

Verwijderen is iets anders dan opzeggen

Een abonnement beëindigen en gegevens laten verwijderen zijn twee verschillende acties. Vraag hoe de leverancier omgaat met actieve gegevens, verwijderde items, back-ups, logboeken, accountgegevens en supporttickets, en of onderaannemers ook gegevens van jou hebben. Zorg dat je weet hoe je gegevens ook echt gewist worden: waar gaan verwijderde bestanden naartoe? legt uit waarom ‘weg’ niet altijd weg is.

Leveranciers halen gegevens vaak eerst uit het actieve systeem, terwijl kopieën in back-ups nog een tijd blijven staan. Ook kan een leverancier om fiscale, beveiligings- of juridische redenen bepaalde gegevens langer bewaren. Vraag wat blijft, waarom en tot wanneer. Voor belangrijke systemen vraag je een schriftelijke bevestiging dat het account en de klantgegevens zijn verwijderd. Voor persoonsgegevens vraagt de AVG dat je als verantwoordelijke weet waar die gegevens staan en wanneer ze verdwijnen. Leg dit bij een nieuwe leverancier bovendien vast in de verwerkersovereenkomst.

Zo zeg je op zonder gegevens te verliezen

1. Wijs een eigenaar aan en plan genoeg tijd voor exporteren, testen en bijsturen.
2. Breng in kaart wat er in de dienst staat, wie hem gebruikt en wat eraan gekoppeld is.
3. Exporteer en bewaar de gegevens op een plek die het bedrijf beheert.
4. Test de export en, bij een verhuizing, de import op een kleine set.
5. Verplaats koppelingen en medewerkers en controleer het dagelijkse werk.
6. Zeg pas dan op en bewaar bevestiging en eindfactuur.
7. Trek oude toegang in en vraag schriftelijk bevestiging van de verwijdering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang bewaart een leverancier mijn gegevens na opzegging?

Dat verschilt per leverancier, dienst, abonnement en de manier waarop je het hebt afgenomen. Lees de actuele voorwaarden en laat voor belangrijke systemen de termijn schriftelijk bevestigen.

Is een export hetzelfde als een back-up?

Alleen als de export alles bevat wat je nodig hebt, te openen is en veilig is opgeslagen. Instellingen, rechten, relaties en logboeken ontbreken vaak. Test de bestanden dus voordat je erop vertrouwt.

Kan ik de dienst later weer activeren?

Soms is er een korte herstelperiode, soms niet. Reken er niet op en exporteer en test eerst.

Stopt de facturering direct na opzegging?

Niet altijd. Bij jaarcontracten betaal je vaak door tot het einde van de looptijd, en via een reseller kunnen andere regels gelden. Laat de laatste betaaldatum vooraf bevestigen.

Wil je zeker weten dat een overstap of opzegging geen gegevens kost? OkayICT in Utrecht helpt je het stap voor stap te plannen. Neem gerust contact op.