Verschil OneDrive en SharePoint: waar je bedrijfsbestanden horen te staan

Draait je bedrijf op Microsoft 365, dan heb je twee plekken om bestanden te bewaren: OneDrive en SharePoint. De meeste mensen krijgen nooit uitgelegd wat het verschil is, dus belandt alles gewoon waar het op dat moment het makkelijkst was — verspreid over OneDrive, SharePoint, Teams en het bureaublad. Het verschil tussen OneDrive en SharePoint is in de kern een keuze tussen persoonlijke opslag en een centrale plek voor de organisatie.

Zo ontstaan de bekende ergernissen: een bestand dat niemand kan vinden, een document dat maar één iemand kan openen, en gedoe om bij het werk van een collega te komen nadat die is vertrokken.

De regel voor waar iets hoort te staan is eigenlijk simpel, zodra je weet waar elk van de twee voor bedoeld is. In cloudopslag kiezen voor het MKB vergeleken we de aanbieders; dit artikel gaat over de indeling bínnen Microsoft 365.

Waar elk van de twee voor is

OneDrive is jouw eigen ruimte. Zie het als de cloudversie van de map Documenten op je laptop: jouw werkbestanden, privé tenzij je ze deelt. De juiste plek voor concepten, aantekeningen en dingen waar alleen jij iets aan hebt.

SharePoint is de ruimte van het team. Bedoeld voor bestanden met gedeeld eigenaarschap: de documenten waar je team, je afdeling of het hele bedrijf samen aan werkt. Het advies van Microsoft zelf is net zo kort: werk je alleen aan iets, zet het in OneDrive; werk je samen, zet het waar het team werkt.

En waar past Teams daar dan in?

Microsoft Teams maakt dit voor veel mensen verwarrend, want het lijkt een derde bewaarplaats. Dat is het niet. Upload je een bestand in een Teams-kanaal, dan komt het in de SharePoint-site van dat team terecht. Het tabblad Bestanden in Teams is niets anders dan een venster op SharePoint.

Werkt je team dus in Teams, dan staan je gedeelde bestanden allang in SharePoint — of je dat nou wist of niet. Dat is goed nieuws: die bestanden zijn van het team en niet van één persoon. Hoe je die kanalen zinnig indeelt, staat in onze checklist voor het inrichten van Teams.

Waar horen je bestanden dan?

Deze drie regels houden het simpel:

• Is het jouw concept of iets waar alleen jij mee werkt? OneDrive.
• Heeft het team het nodig, werkt er meer dan één persoon aan, of is het een klant- of projectbestand? SharePoint (of het Teams-kanaal van dat werk, want dat is hetzelfde).
• Laat belangrijke gedeelde bestanden nooit alleen op iemands bureaublad of alleen in iemands persoonlijke OneDrive staan.

Delen doe je anders per plek

Waar een bestand staat, bepaalt ook hoe het delen uitpakt.

Deel je iets vanuit je eigen OneDrive, dan laat je mensen in jouw persoonlijke ruimte, meestal via een link die aan jouw account hangt. Dat werkt, maar de link is afhankelijk van jou. Vertrek je, of verplaats je het bestand, dan kunnen die links stoppen met werken en staat degene die erop rekende met lege handen.

In SharePoint of een Teams-kanaal hebben de juiste mensen al toegang, omdat de bestanden van het team zijn en niet van jou. Je wijst een collega de map en klaar; geen losse links om te beheren.

Deel bovendien liever een link dan een kopie in de bijlage. Openen mensen allemaal hetzelfde bestand, dan kijkt iedereen naar de actuele versie en voorkom je vijf licht afwijkende kopieën in vijf mailboxen. Wat je wel en niet via deellinks moet doen — en hoe je vervaldatums instelt — staat in bestanden veilig opslaan en versturen.

Waarom dit uitmaakt

Als iemand vertrekt

De persoonlijke OneDrive van een medewerker is standaard niet gedeeld. Belangrijk werk dat alleen daar staat, is na een vertrek dus lastig bereikbaar. Microsoft bewaart de OneDrive van een verwijderd account standaard 30 dagen en geeft de leidinggevende toegang, maar dan zit je wel tegen de klok aan te werken. Bestanden in SharePoint blijven gewoon bij het team, wie er ook komt of gaat. Neem dit punt op in je offboarding-checklist.

Als je iets zoekt

Staan de documenten van het team in één gedeelde bibliotheek, dan weten mensen waar ze moeten kijken in plaats van te graven in mailboxen en persoonlijke schijven. Een vaste mappenstructuur maakt dat verschil pas echt.

Als er iets misgaat

OneDrive en SharePoint bewaren allebei oudere versies van bestanden en hebben een prullenbak. Wordt een document overschreven of versleutelt ransomware je bestanden, dan kun je terug naar een schone versie in plaats van opnieuw beginnen. Let op: dat is handig, maar het is geen back-up. Versiegeschiedenis en prullenbak hebben grenzen in tijd; wil je verder terug kunnen, dan heb je een echte back-up van je Microsoft 365-omgeving nodig. Wat er precies gebeurt met wat je weggooit, leggen we uit in waar verwijderde bestanden naartoe gaan.

Zo krijg je het op orde

1. Zet gedeeld werk in SharePoint of Teams. Alles waar het team samen aan werkt hoort in een gedeelde bibliotheek, niet in de OneDrive van één persoon.
2. Houd OneDrive voor je eigen spullen. Concepten en persoonlijk werk zijn daar prima. Zorg alleen dat het niet de enige plek is voor iets wat het team nodig heeft.
3. Haal bestanden van lokale bureaubladen af. Een bestand dat alleen op een laptop staat, is niet gedeeld, niet geback-upt en weg als het apparaat wegvalt. De OneDrive-app houdt een kopie op je apparaat voor offline werken en synchroniseert je wijzigingen automatisch — je blijft dus gewoon werken zoals je gewend bent.
4. Spreek af waar wat komt. Eén simpele afspraak, zoals “klantbestanden staan in de klantmap in SharePoint”, scheelt eindeloos zoeken. Zet hem ergens op waar nieuwe collega’s hem vinden.
5. Leer het team versiegeschiedenis kennen. Per ongeluk gewijzigd of verwijderd? Rechtermuisknop, versiegeschiedenis, terugzetten. Scheelt een supportvraag en een halve dag overtypen.
6. Loop de deelinstellingen na. Controleer welke links extern gedeeld zijn en of ze een vervaldatum hebben. Meer daarover in Microsoft 365-instellingen optimaliseren en cloudopslag veilig gebruiken.

Een praktijkscenario

Een ontwerpbureau met 12 medewerkers werkt jaren “gewoon in OneDrive”. Iedereen deelt links naar zijn eigen mappen, en dat gaat prima tot de projectleider vertrekt.

Zijn opvolger ontdekt dat de lopende klantdossiers in de persoonlijke OneDrive van de vertrokken collega stonden. De gedeelde links werken nog, maar niemand kan mappen aanmaken of verplaatsen, en over 30 dagen is de ruimte weg. Er volgt een haastklus om alles over te zetten, met de vraag bij elk bestand of het de nieuwste versie is.

De les was niet ingewikkeld: klantwerk hoort in een gedeelde bibliotheek. Sindsdien heeft elk klanttraject een map in SharePoint en staat in OneDrive alleen nog wat echt persoonlijk is. Bij het volgende vertrek was overdragen een kwestie van rechten aanpassen. Wil je verder kijken dan de indeling, denk dan ook na over hoe lang je wat bewaart.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen OneDrive en SharePoint in één zin?

OneDrive is voor je eigen werkbestanden, SharePoint voor bestanden die je team deelt.

Waar komen bestanden uit een Teams-kanaal terecht?

In SharePoint. Achter elk team zit een SharePoint-site, en het tabblad Bestanden is een venster op die site. Iets in Teams zetten is hetzelfde als het in SharePoint zetten.

Mag ik werkbestanden op mijn bureaublad bewaren?

Liever niet, in elk geval niet voor iets wat ertoe doet. Een bestand dat alleen daar staat is niet gedeeld en niet beschermd, en het is weg als het apparaat kapotgaat of kwijtraakt. Sla het op in OneDrive of SharePoint; met de synchronisatie werk je gewoon vanaf je eigen computer verder.

Wat gebeurt er met de OneDrive van iemand die vertrekt?

Standaard bewaart Microsoft die 30 dagen na het verwijderen van het account en krijgt de leidinggevende toegang; die termijn kun je vooraf laten verlengen. Het is dus terug te halen, maar veel makkelijker als gedeeld werk sowieso in SharePoint stond.

Kan ik een bestand terughalen dat per ongeluk is gewijzigd of verwijderd?

Meestal wel. OneDrive en SharePoint hebben een prullenbak en bewaren oudere versies, dus je kunt terugzetten of terugrollen. Zit het buiten die termijnen, dan heb je een echte back-up nodig — daar helpt je IT-partner bij.

Wanneer gebruik je OneDrive en wanneer SharePoint?

Gebruik OneDrive voor persoonlijke documenten: concepten, aantekeningen en alles waar verder niemand bij hoeft. Gebruik SharePoint zodra meer mensen met hetzelfde bestand werken, want SharePoint biedt een centrale plek waar documenten van het team of een project blijven staan, ook als er iemand vertrekt. In de praktijk komt het erop neer dat je documenten opslaan in SharePoint standaard maakt en OneDrive persoonlijk houdt.

Wat betekent dit voor samenwerken met collega’s?

Samenwerking is precies waar SharePoint OneDrive voorbijstreeft. In tegenstelling tot OneDrive, dat persoonlijke opslag is, is een SharePoint-site opgezet als gedeelde werkplek waarin meerdere mensen tegelijk aan hetzelfde bestand kunnen samenwerken. Alles wat daar is opgeslagen blijft toegankelijk voor het hele team, ook op je telefoon. Wil je met externen samen werken, dan geeft SharePoint daar veiligere mogelijkheden voor dan een map die je vanuit OneDrive deelt, omdat je per site instelt wie welke informatie mag zien.

Staan jullie bestanden nog overal en nergens? Wij helpen MKB-bedrijven in Utrecht en omgeving met een heldere indeling in Microsoft 365, inclusief deelrechten en een back-up die verder teruggaat dan de prullenbak. Bel 030-7115791 of mail info@okayict.nl.