Een belplan is de set regels die bepaalt wat er met een binnenkomend telefoongesprek gebeurt. Welk nummer komt binnen, welke toestellen gaan over, in welke volgorde, hoe lang, en waar het gesprek naartoe gaat als niemand opneemt. In een moderne telefooncentrale stel je dat in als een soort schema, met keuzemenu’s, groepen en openingstijden.
Voor een MKB-bedrijf is dit het verschil tussen een klant die netjes geholpen wordt en een klant die na acht keer overgaan afhaakt. Een goed belplan zorgt dat het algemene nummer altijd ergens landt: eerst bij de collega’s die vooraan staan, daarna bij een tweede groep, en buiten kantooruren bij een bandje of de voicemail met een duidelijke boodschap.
Bij het inrichten kijk je naar openingstijden en feestdagen, naar de volgorde waarin toestellen overgaan (tegelijk of na elkaar), naar wachtrijen bij drukte en naar de terugvaloptie als de internetverbinding wegvalt, bijvoorbeeld doorschakelen naar een mobiel nummer. Houd keuzemenu’s kort: meer dan vier opties onthoudt niemand. En test het plan zelf een keer door je eigen nummer te bellen buiten kantoortijd.
Wat OkayICT hierin doet: wij tekenen je belplan uit zoals je bedrijf echt werkt en zetten het om in je cloudcentrale, inclusief openingstijden en terugvalopties.
Meer lezen: Wat is cloudtelefonie? · Wat is VoIP (bellen via internet)? · Wat is voicemail?
