Een documentsjabloon (in het Engels: template) is een startbestand waar je nieuwe documenten op baseert. Er staan al je logo, lettertypes, kleuren, kop- en voetteksten en eventueel vaste teksten in. In Word heet dat een .dotx-bestand, in PowerPoint een .potx. Je vult alleen nog de inhoud in.
Zonder sjablonen maakt iedereen zijn eigen versie. De ene offerte heeft een oud logo, de andere een verkeerd adres of KvK-nummer. Dat oogt rommelig naar klanten en kost tijd. Met goede sjablonen ziet elk document er professioneel en consistent uit, ook als een nieuwe collega hem maakt.
Bewaar sjablonen op één centrale plek, bijvoorbeeld in een SharePoint-bibliotheek die in Word en PowerPoint verschijnt onder Nieuw. Zo werkt iedereen altijd met de laatste versie. Houd het aantal sjablonen beperkt, wijs iemand aan die ze bijhoudt, en pas ze direct aan als je adres, huisstijl of voorwaarden veranderen.
Wat OkayICT hierin doet: We zetten je huisstijlsjablonen centraal klaar in Microsoft 365, zodat iedereen vanuit Word en PowerPoint met de juiste versie begint.
Meer lezen: Wat is SharePoint? · Wat is een e-mailhandtekening?
