Een e-mailregel is een simpele als-dan-instructie in je mailprogramma. Als een bericht van een bepaalde afzender komt, of een bepaald woord in het onderwerp heeft, dan verplaatst Outlook het naar een map, geeft het een kleur, markeert het als gelezen of stuurt het door. Je stelt de regel één keer in en daarna werkt hij vanzelf, ook als je mail niet openstaat.
In de praktijk scheelt dat veel ruis. Nieuwsbrieven, systeemmeldingen, facturen en cc-berichten kun je automatisch in een eigen map laten landen, zodat je inbox alleen nog het echte werk bevat. Voor kleine teams is het ook handig om mail aan info@ automatisch in een gedeeld postvak of naar de juiste collega te laten lopen.
Twee aandachtspunten. Ten eerste: regels die mail automatisch doorsturen naar een privé- of extern adres zijn een bekend risico — aanvallers zetten na een gehackt account precies zo iets stiekem aan. Controleer je regels dus af en toe. Ten tweede: een regel is geen spamfilter. Ongewenste of gevaarlijke mail hoort tegengehouden te worden vóór hij binnenkomt, niet weggemoffeld in een map.
Wat OkayICT hierin doet: Wij richten Outlook en gedeelde postvakken praktisch in en signaleren verdachte doorstuurregels in je Microsoft 365-omgeving voordat ze schade doen.
Meer lezen: Wat is Outlook? · Wat is een gedeeld postvak? · Wat is een spamfilter?
