Een gedeeld postvak (in het Engels: shared mailbox) is een e-mailadres dat door meerdere mensen tegelijk wordt beheerd. Denk aan info@bedrijf.nl, verkoop@ of administratie@. Iedereen die toegang heeft, ziet dezelfde binnenkomende mail en kan namens dat adres antwoorden. Het is geen persoonlijk postvak, maar een teampostvak.
Voor het MKB is dit handig omdat klantvragen niet afhankelijk zijn van één persoon. Is een collega ziek of op vakantie, dan pakt een ander de mail gewoon op. Je ziet ook wie al heeft geantwoord, zodat een klant niet twee keer of juist geen reactie krijgt. In Microsoft 365 heeft een gedeeld postvak tot een bepaalde omvang geen aparte licentie nodig, wat kosten scheelt.
In de praktijk koppel je het gedeelde postvak aan de Outlook van de betrokken medewerkers, zodat het naast hun eigen mailbox verschijnt. Je bepaalt per persoon wie mag meelezen en wie mag verzenden. Let op de rechten: geef alleen toegang aan wie het echt nodig heeft, en ruim toegang op als iemand uit dienst gaat. Zo houd je grip op wie bij de bedrijfsmail kan.
Wat OkayICT hierin doet: We richten gedeelde postvakken in Microsoft 365 in met de juiste rechten, zodat niets tussen wal en schip valt.
Meer lezen: Wat is Outlook? · Wat is Exchange Online? · Wat is een distributielijst?
