Een gedeelde agenda is een agenda in Outlook of Microsoft 365 die meer mensen kunnen zien dan alleen de eigenaar. Dat kan je eigen agenda zijn die je deelt met een collega, of een aparte agenda voor een team, een project of een vergaderruimte. Per persoon bepaal je wat die mag: alleen zien wanneer je bezet bent, alle details lezen, of ook afspraken toevoegen en wijzigen.
Voor het MKB scheelt het vooral heen-en-weer mailen. Een planner ziet direct wanneer de monteurs vrij zijn, de directie ziet elkaars beschikbaarheid en een gedeelde teamagenda houdt vakanties en deadlines op één plek. Het voorkomt ook dubbele boekingen van ruimtes en auto’s als je daar een aparte agenda voor gebruikt.
Technisch zijn er drie smaken. Je deelt je persoonlijke agenda met gekozen rechten. Je gebruikt de agenda van een gedeeld postvak of Microsoft 365-groep, die automatisch bij alle leden verschijnt. Of je maakt een resource-postvak voor een ruimte of voertuig, dat boekingen zelf accepteert of weigert. Let op de rechten: “Bewerken” betekent dat iemand ook afspraken van jou kan verwijderen.
Wat OkayICT hierin doet: We richten gedeelde agenda’s, teamagenda’s en ruimteboekingen in Microsoft 365 in met de juiste rechten per medewerker.
Meer lezen: Wat is Outlook? · Wat is een gedeeld postvak? · Wat is Microsoft Bookings?
