Een gedeelde map is een map waarvan de inhoud toegankelijk is voor meerdere mensen. Vroeger stond zo’n map op een server op kantoor, de bekende schijf X of P. Tegenwoordig staat hij meestal in SharePoint, Teams of OneDrive. Wie er toegang heeft, en of iemand alleen mag lezen of ook mag bewerken, bepaal je met rechten.
Voor het MKB is de gedeelde map het verschil tussen orde en chaos. Als offertes als bijlage per mail rondgaan, ontstaan er vijf versies en weet niemand welke de laatste is. Staat het bestand in een gedeelde map, dan werkt iedereen in hetzelfde document, is de laatste versie altijd de juiste, en blijven bestanden binnen het bedrijf als een medewerker vertrekt.
Waar je op let: geef toegang per groep of team en niet per persoon, dat scheelt onderhoud bij in- en uitdiensttreding. Maak niet te veel mappen met uitzonderingen, want ingewikkelde rechten leiden tot fouten waarbij mensen meer zien dan de bedoeling is. Zet gevoelige mappen apart, controleer periodiek wie waar bij kan, en bedenk dat ook gedeelde mappen in de cloud een eigen back-up nodig hebben.
Wat OkayICT hierin doet: wij richten je mappenstructuur en rechten in SharePoint of Teams logisch in en houden ze op orde bij personeelswisselingen.
Meer lezen: Wat is SharePoint? · Wat is OneDrive? · Wat is Microsoft Teams?
