Een naamgevingsconventie is een afspraak over hoe namen worden opgebouwd. Bijvoorbeeld: een offerte heet altijd jaar-maand-dag, klantnaam, onderwerp en versie, in die volgorde. Of: een laptop heet altijd de bedrijfsafkorting, het type apparaat en een volgnummer. De regel zelf is minder belangrijk dan het feit dat iedereen dezelfde regel gebruikt.
Zonder afspraak krijgt elk document drie namen. Offerte definitief, offerte definitief 2 en offerte echt definitief staan dan naast elkaar en niemand weet welke naar de klant is gegaan. In beheer is het net zo: als apparaten willekeurige namen hebben, kost het uitzoeken welke laptop van wie is bij elk incident onnodig tijd. Consistente namen maken zoeken, sorteren en automatiseren simpelweg mogelijk.
Een werkbare conventie is kort, uitspreekbaar en machineleesbaar. Zet datums als jjjj-mm-dd zodat sorteren op naam ook sorteert op tijd, vermijd spaties en leestekens die problemen geven in links, gebruik geen persoonsnamen in mapnamen die jaren blijven bestaan, en leg de afspraak op een vindbare plek vast. Belangrijk: pas de conventie toe op nieuwe bestanden en hernoem het verleden alleen waar het echt loont.
Wat OkayICT hierin doet: Wij helpen je een mappenstructuur en naamgeving vast te leggen die past bij je werkwijze, en richten je Microsoft 365-omgeving daar consequent op in.
Meer lezen: Wat is een gedeelde map? · Wat is een documentmanagementsysteem?
