Een personeelsdossier bevat alle documenten rond een medewerker: het arbeidscontract en de wijzigingen daarop, verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, opleidingen, verlof en afspraken over apparatuur. Vroeger was dat een map in een kast, tegenwoordig staat het digitaal in een HR-systeem, SharePoint of een beveiligde documentomgeving.
Voor het MKB is dit het schoolvoorbeeld van gevoelige gegevens. De AVG stelt eisen aan wie erbij mag, hoe lang je stukken bewaart en wat je er wel en niet in mag zetten; medische gegevens horen er bijvoorbeeld niet in thuis, ziekmeldingen zonder oorzaak wel. Gaat het mis, dan is dat direct een datalek met mensen die je elke dag ziet. Tegelijk wil je bij een arbeidsconflict wel een compleet dossier hebben liggen.
Praktisch komt het neer op een vaste plek, strakke rechten en duidelijke afspraken. Geef alleen de leidinggevende en HR toegang tot de map van een medewerker, gebruik een vaste indeling zodat je weet waar wat staat, en leg per documentsoort een bewaartermijn vast zodat oude stukken echt verdwijnen. Zorg dat het dossier in de back-up zit en dat een vertrekkende medewerker niet stilzwijgend toegang houdt.
Wat OkayICT hierin doet: wij zetten je documentopslag zo op dat gevoelige mappen alleen zichtbaar zijn voor wie ze nodig heeft, inclusief back-up en een net afgesloten vertrekproces.
Meer lezen: Wat is SharePoint? · Wat is onboarding en offboarding (IT)?
