Een wachtrij is een virtuele rij in je telefooncentrale waarin bellers terechtkomen als alle medewerkers van een groep in gesprek zijn. In plaats van een bezettoon of een eindeloos overgaande telefoon hoort de beller een welkomstboodschap en wachtmuziek, en wordt hij doorverbonden zodra iemand vrij is.
Voor het MKB is dit vaak het verschil tussen een gemiste klant en een geholpen klant. Een beller die de bezettoon krijgt, belt zelden terug — die belt de volgende in de zoekresultaten. Een wachtrij vangt de piek van maandagochtend op, verdeelt gesprekken eerlijk over het team en laat achteraf precies zien hoeveel mensen belden, hoelang ze wachtten en hoeveel er alsnog afhaakten.
Bij het inrichten bepaal je vier dingen. De verdeelregel: rondgaand, allemaal tegelijk, of naar wie het langst vrij is. De maximale wachttijd, met een uitweg naar voicemail, een mobiel nummer of een terugbelverzoek. Wat de beller hoort: een korte boodschap, eventueel de positie in de rij. En de rapportage, want zonder cijfers weet je niet of de rij te lang is of de bezetting te krap. Houd wachttijden kort — na ongeveer twee minuten haken de meeste bellers af.
Wat OkayICT hierin doet: wij richten je cloudtelefonie in met wachtrijen, keuzemenu’s en rapportage die past bij je openingstijden.
Meer lezen: Wat is cloudtelefonie? · Wat is een cloud-telefooncentrale?
