Factuurherkenning is software die een binnengekomen factuur leest en de belangrijkste gegevens eruit haalt: leverancier, factuurnummer, datum, bedragen, btw en soms de factuurregels. Die gegevens komen als concept-boeking in je boekhoudpakket te staan, met de afbeelding van de factuur eraan gekoppeld. Vroeger gebeurde dat met een vast sjabloon per leverancier, tegenwoordig herkennen AI-modellen ook facturen die ze nog nooit gezien hebben.
Voor het MKB is dit een van de weinige automatiseringen die zichzelf snel terugverdient. Handmatig overtypen kost een paar minuten per factuur en gaat af en toe mis. Bij honderd facturen per maand loopt dat flink op. Daarnaast levert het inzicht op: doordat facturen sneller in het systeem staan, klopt je lijst met openstaande posten beter en zie je op tijd wat er nog betaald moet worden.
Praktisch werkt het zo: facturen komen binnen op één e-mailadres of via een portaal, de herkenning doet zijn werk, en iemand controleert en keurt goed. Reken niet op honderd procent. De eerste weken corrigeer je nog, waarna het systeem beter wordt op jouw vaste leveranciers. Let op de koppeling met je boekhoudpakket, op wie de goedkeuring doet, en op de bewaarplicht: de originele factuur moet zeven jaar bewaard blijven, niet alleen de uitgelezen gegevens.
Wat OkayICT hierin doet: wij koppelen factuurherkenning aan je boekhoudpakket en richten de goedkeuringsstroom zo in dat facturen digitaal binnenkomen, gecontroleerd worden en geboekt staan.
Meer lezen: Wat is OCR? · Wat is een documentworkflow?
