Een e-mailmigratie is de overstap van de ene e-mailomgeving naar de andere. Bijvoorbeeld van een oude mailserver bij je hostingpartij naar Microsoft 365, of van de ene Microsoft-omgeving naar die van een overnemend bedrijf. Niet alleen de berichten gaan mee, maar ook mappenstructuur, agenda’s, contacten en vaak de regels en handtekeningen.
Mail is voor de meeste MKB-bedrijven het belangrijkste systeem dat er is. Een migratie die half lukt, kost je dagen: mensen missen afspraken, oude correspondentie is onvindbaar en klanten krijgen bounces. Tegelijk is het meestal een eenmalige klus die je goed kunt voorbereiden, want vrijwel alles is vooraf te testen op een paar proefaccounts.
Let vooral op drie dingen. Ten eerste de DNS-instellingen: pas het MX-record pas aan als de nieuwe omgeving klaarstaat, en vergeet SPF, DKIM en DMARC niet. Ten tweede de doorlooptijd: grote mailboxen synchroniseren dagen, dus draai eerst een volledige kopie en daarna alleen het verschil. Ten derde de mensen: geef vooraf door wanneer ze opnieuw moeten inloggen en hoe hun telefoon opnieuw ingesteld wordt.
Wat OkayICT hierin doet: Wij plannen en draaien e-mailmigraties inclusief DNS, testronde en een korte instructie voor je team.
Meer lezen: Wat is Exchange Online? · Wat is een MX-record? · Wat is IMAP?
