Een distributiegroep is een e-mailadres zonder eigen postvak. Alles wat ernaartoe gestuurd wordt, gaat door naar de mailboxen van de leden van die groep. Stuur je een mail naar verkoop@jouwbedrijf.nl, dan krijgen alle drie de verkopers hem in hun eigen inbox. In Microsoft 365 heet dit een distributielijst of distributiegroep.
Voor het MKB is dit de simpelste manier om een afdelingsadres te maken zonder extra licentie te betalen. Je hoeft geen aparte gebruiker aan te maken en bij personeelswissels pas je alleen het lidmaatschap aan. Klanten blijven naar hetzelfde adres mailen, ook als de persoon erachter verandert. Dat scheelt gedoe met verdwenen aanvragen.
Belangrijk verschil met een gedeeld postvak: bij een distributiegroep krijgt iedereen een eigen kopie en is er geen gezamenlijke map. Je ziet dus niet of een collega al geantwoord heeft, en verzonden antwoorden staan alleen bij de afzender. Moet je met meerdere mensen dezelfde inbox afhandelen, kies dan een gedeeld postvak. Zet daarnaast in dat alleen interne afzenders mogen mailen naar interne groepen, anders wordt zo’n adres een spamdoelwit.
Wat OkayICT hierin doet: Wij richten je afdelingsadressen in en adviseren per adres of een distributiegroep of een gedeeld postvak beter past.
Meer lezen: Wat is een gedeeld postvak? · Wat is een alias-e-mailadres? · Wat is Exchange Online?
