Cloudkosten besparen: ongebruikte clouddiensten automatisch opsporen en opruimen

De cloud maakt het makkelijk om iets aan te zetten. Een extra opslagruimte, een testomgeving, een proefabonnement, een SharePoint-site voor dat ene project. Drie klikken en het draait. Wat de cloud niet makkelijk maakt, is het weer uitzetten. Daar hoort namelijk geen moment bij: niemand krijgt een melding dat een project is afgelopen. Cloudkosten besparen begint dan ook niet bij scherper inkopen, maar bij opruimen wat niemand meer gebruikt.

Het gevolg is een factuur die elk jaar een beetje groeit zonder dat iemand kan aanwijzen waardoor. Losse posten van tien of twintig euro per maand, die samen honderden euro’s per jaar worden. En het vervelende is: opruimen is saai werk dat niemand vrijwillig oppakt.

Precies daarom is dit een taak om te automatiseren. Niet om zelf beslissingen te nemen over wat weg mag — dat blijft mensenwerk — maar om het opsporen te doen. In dit artikel laten we zien hoe je met de middelen die je waarschijnlijk al hebt een opruimroutine bouwt die zichzelf draait.

De optelsom valt vaak tegen. Het zijn zelden de grote posten die het verschil maken: een testomgeving die blijft draaien, opslag die je ooit ruim hebt ingesteld, een paar diensten voor een project dat allang klaar is. Los is het klein geld, samen lopen de kosten stilletjes op. Dat is de vervelende kant van de cloud: ongebruikte capaciteit kost precies evenveel als capaciteit die je wel gebruikt. Je betaalt voor wat er aanstaat, niet voor het gebruik dat je er werkelijk van maakt.

Eerst: waar zit de rommel bij jou?

Er zijn grofweg twee werelden, en de meeste mkb-bedrijven zitten volledig in de eerste.

De eerste is de wereld van abonnementen en werkplekken: Microsoft 365 of Google Workspace, een paar losse SaaS-tools, gedeelde mappen. Wat daar blijft hangen: licenties van vertrokken medewerkers, gastaccounts van projecten die klaar zijn, Teams-kanalen en SharePoint-sites waar niemand meer komt, deellinks die eeuwig geldig zijn, en proefabonnementen die stilletjes betaald zijn gaan worden.

De tweede is de wereld van eigen cloudinfrastructuur: virtuele servers, databases, schijven en back-ups in Azure of een vergelijkbare omgeving. Draai je dat, dan zitten de grootste bedragen daar. Losgekoppelde schijven van servers die al lang weg zijn, testomgevingen die 24 uur per dag aanstaan voor werk dat tussen negen en zes gebeurt, en momentopnamen uit 2023 die niemand durft weg te gooien.

Herken je vooral de eerste wereld, kijk dan ook naar cloudkosten onder controle houden en je Microsoft 365-licenties opschonen. Zit je in de tweede, dan sluit cloudverspilling verminderen hierop aan. Dit artikel gaat over de laag eromheen: het automatisch signaleren, zodat je niet afhankelijk bent van een goed voornemen.

Routine 1: een wekelijks overzicht van wat er niet gebruikt wordt

Begin hier, en alleen hier. De eerste automatisering die je bouwt, verandert niets — hij kijkt alleen en stuurt je een mailtje. Dat klinkt bescheiden, maar het is de stap die het meeste oplevert, omdat het probleem vooral onzichtbaarheid is.

In Power Automate maak je een stroom die één keer per week draait en een overzicht samenstelt van bijvoorbeeld: accounts die dertig dagen niet zijn ingelogd, licenties die zijn toegewezen aan uitgeschakelde gebruikers, gastaccounts ouder dan zestig dagen, en Teams-sites zonder activiteit in het afgelopen kwartaal. Dat resultaat mailt hij naar jou of naar wie de administratie doet.

Draai je eigen infrastructuur, dan voeg je daar de technische kant aan toe: schijven die aan geen enkele server hangen, momentopnamen ouder dan negentig dagen, en servers waarvan het processorgebruik al een week onder de vijf procent ligt. Zet er de geschatte maandkosten bij, want een lijst met bedragen erachter wordt wél gelezen.

Wat je krijgt is een korte, concrete lijst waar je op maandagochtend vijf minuten doorheen loopt. Meer is het niet, en meer hoeft het niet te zijn. Hoe je zulke stromen bouwt, staat in Power Automate uitgelegd.

Routine 2: zet uit wat ’s nachts niet gebruikt wordt

Deze levert direct geld op en is nauwelijks risicovol, mits je hem op de juiste omgevingen richt. Een test- of ontwikkelomgeving die tussen zes uur ’s avonds en acht uur ’s ochtends aanstaat, doet niets en kost wel. Reken je door: dat is ongeveer tweederde van de week.

Je bouwt een stroom die elke avond kijkt welke omgevingen een label “test” of “ontwikkel” dragen en die uitzet, en ’s ochtends weer aan. Belangrijk: uitzetten is geen verwijderen. Er raakt niets kwijt, en wie ’s avonds toch moet werken start hem gewoon zelf op.

Voorwaarde is wel dat je omgevingen gelabeld zijn. Dat is bij de meeste bedrijven het echte werk: niet de automatisering bouwen, maar één keer netjes vastleggen wat wat is. Doe dat meteen goed, want elke volgende routine leunt erop.

Richt deze routine nooit op productiesystemen, hoe verleidelijk het ook is. En laat hem de eerste twee weken alleen melden wat hij zóu uitzetten, voordat je hem echt laat schakelen.

Routine 3: een vervaldatum die er vanaf het begin op zit

Tijdelijke dingen worden permanent omdat er nooit is afgesproken wanneer ze weg mogen. Draai dat om: geef alles wat je tijdelijk aanmaakt meteen een einddatum mee, als label of in een eenvoudige lijst.

Een dagelijkse stroom kijkt vervolgens welke items hun einddatum hebben bereikt. Wat hij daarna doet, is de kernvraag — en het antwoord is bijna nooit “weggooien”. Laat hem een verzoek sturen naar de eigenaar: dit loopt af, mag het weg, mag het nog drie maanden mee, of is het inmiddels permanent? Pas na een expliciet akkoord gebeurt er iets.

Dit werkt net zo goed voor niet-technische dingen: projectmappen, gastaccounts, gedeelde links, tijdelijke proefabonnementen. Het is dezelfde gedachte als achter data lifecycle management, alleen dan met een herinnering die vanzelf komt.

Automatiseren zonder brokken

Een automatisering die dingen verwijdert, is een automatisering die op een dag het verkeerde verwijdert. Vier regels houden dat beheersbaar:

• Begin altijd in meldmodus. Laat elke nieuwe stroom eerst een paar weken alleen rapporteren wat hij zou doen. Klopt de lijst? Pas dan schakel je door.
• Zet een menselijke goedkeuring voor alles wat onomkeerbaar is. Uitzetten mag automatisch, verwijderen niet.
• Zorg dat de stroom niet op één persoon staat. Een stroom die onder het account van een vertrokken collega draait, valt stil zonder dat iemand het merkt. Zet dit soort automatiseringen in een gedeelde omgeving met een aanwijsbare eigenaar.
• Controleer je back-up voordat je iets opruimt. Weet zeker dat je terug kunt als er toch iets weg gaat dat nodig bleek — zie veilige back-ups.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een groothandel met 30 medewerkers had een clouduitgave die in twee jaar met bijna veertig procent was gegroeid, zonder dat er mensen bij waren gekomen. Na twee weken meekijken met een simpel wekelijks overzicht kwam het beeld boven: vier licenties op accounts van vertrokken medewerkers, negen gastaccounts van een project dat in 2024 was afgerond, twee testomgevingen die permanent aanstonden en drie losgekoppelde schijven van een server die was vervangen.

Het opruimen zelf kostte een halve dag. De besparing kwam uit op ruim tweehonderd euro per maand. Belangrijker was dat het overzicht bleef draaien: sindsdien valt er elke maandag een korte lijst binnen, en blijft het opgeruimd zonder dat iemand er een project van hoeft te maken.

Zo pak je het aan

1. Zoek eerst je facturen erbij en maak een lijst van alles waarvoor je betaalt. Bijna altijd staat daar iets op dat je niet kende.
2. Label wat je hebt: productie, test, tijdelijk. Zonder labels kun je niets automatiseren.
3. Bouw eerst één stroom die alleen rapporteert, en laat die twee weken draaien.
4. Ruim handmatig op wat er uit die eerste lijst komt. Dat is meteen je grootste besparing.
5. Voeg daarna pas automatische acties toe, te beginnen met uitzetten buiten kantooruren.
6. Zet einddatums op alles wat je vanaf nu tijdelijk aanmaakt, en laat een stroom je eraan herinneren.
7. Neem de uitkomst mee in je jaarlijkse IT-review.

Veelgestelde vragen

Is dit ook zinvol als ik geen eigen servers in de cloud heb?

Zeker. Voor de meeste mkb-bedrijven zit de winst juist in de abonnementen: licenties, gastaccounts, proefabonnementen en dubbele tools. De routines zijn dezelfde, alleen kijk je naar andere dingen.

Heb ik hier een dure licentie voor nodig?

De basisstromen werken met de Power Automate-functionaliteit die in de meeste Microsoft 365-abonnementen zit. Voor sommige koppelingen heb je een premium-licentie nodig. Kijk dus eerst wat je met wat je hebt kunt bouwen; dat is meestal meer dan verwacht.

Wat als de automatisering iets uitzet dat wel nodig was?

Bij uitzetten is dat een kwestie van weer aanzetten — vervelend, niet erg. Daarom is de scheiding tussen uitzetten (automatisch mag) en verwijderen (alleen na goedkeuring) zo belangrijk. Zet er bovendien altijd een melding op, zodat je weet wat er gebeurd is.

Wie moet dit bij ons doen?

Het bouwen is eenmalig werk voor iemand die de weg kent in je omgeving. Het beoordelen van de wekelijkse lijst is werk voor degene die over de kosten gaat — vaak de directeur of de office manager, niet per se iemand met technische kennis. Meer over wat je nog meer kunt automatiseren staat in taken automatiseren in het mkb.

Hoeveel kun je hiermee besparen?

Dat verschilt per bedrijf en is vooraf lastig te voorspellen. De besparingen zitten zelden in één grote post, maar in de stapel kleine dingen die niemand meer gebruikt: ongebruikte resources, dubbele applicaties, opslag met een te hoge capaciteit. Draai eerst een maand het overzicht en kijk wat eruit rolt. Dan weet je waar je cloudkosten zitten, waar je geld kunt besparen en hoeveel tijd het je kost om het bij te houden.

Helpen deze routines ook als we alles bij één leverancier hebben?

Ja, en vaak juist dan. Bij één leverancier krijgen bedrijven één rekening waarin alles bij elkaar staat, waardoor niemand meer ziet welke diensten er precies onder zitten. Vraag om een specificatie per dienst, of spreek af wie dat overzicht gaat beheren. Op basis daarvan kies je wat weg kan.

Wat is het verschil tussen opruimen en goedkoper inkopen?

Goedkoper inkopen is onderhandelen over de prijs, of kiezen voor een lagere variant van dezelfde dienst. Opruimen is iets anders: je haalt weg wat je niet nodig hebt. Dat levert vaak snel resultaat op, want wat uitstaat kost niets. De manier die het beste werkt is dan ook: eerst opruimen, dan pas kijken of het goedkoper kan.

Groeit je cloudfactuur zonder dat je kunt aanwijzen waardoor? We zetten graag een keer het overzicht voor je op, zodat je precies ziet waar je voor betaalt.