Een IT-budget is de jaarlijkse begroting voor alles wat met IT te maken heeft. Daarin zitten de vaste maandlasten (beheer, licenties, internet, telefonie, back-up), de projecten die je dat jaar wilt doen, en een post voor vervanging van apparatuur die einde levensduur bereikt. Het is dus zowel een planning als een verwachting: wat gaat IT ons kosten en waar gaat dat geld heen?
Zonder budget wordt IT een reeks verrassingen. Er sneuvelt een server, er moeten ineens twaalf laptops vervangen worden, of een licentieronde valt fors hoger uit. Dat leidt tot uitgestelde beslissingen en tot apparatuur die te lang doordraait, wat weer storingen en beveiligingsrisico’s oplevert. Met een budget spreid je die kosten en neem je vervanging op tijd mee.
Een werkbare opzet: begin met de vaste lasten per maand, tel daar de licenties per gebruiker bij op, en zet vervanging apart door de aanschafwaarde van laptops en servers te delen door hun verwachte levensduur. Reserveer daarnaast een percentage voor onvoorziene zaken en een bedrag voor verbetering, bijvoorbeeld beveiliging of automatisering. Kijk niet alleen naar de aanschafprijs maar naar de totale kosten over de hele gebruiksduur.
Wat OkayICT hierin doet: we maken een meerjarig kostenoverzicht van beheer, licenties en vervanging, zodat je vooruit kunt plannen zonder verrassingen achteraf.
Meer lezen: Wat is TCO (total cost of ownership)? · Wat is het verschil tussen capex en opex?
