Litigation hold (letterlijk: bewaring voor een rechtszaak) is een instelling in Microsoft 365 waarmee je alle inhoud van een postvak of OneDrive vasthoudt. Verwijdert de gebruiker een mail of bestand, dan verdwijnt het uit zijn zicht, maar blijft het onzichtbaar bewaard voor beheerders. Ook bewerkte versies worden bewaard. Je zet het aan per gebruiker, eventueel met een einddatum.
Voor het MKB komt dit vaker van pas dan de naam doet vermoeden. Bij een arbeidsconflict, een geschil met een klant of een onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens wil je kunnen aantonen wat er is gemaild. Ook bij vertrek van een medewerker is het een eenvoudige manier om zijn postvak intact te houden zonder het account te laten bestaan.
Litigation hold vereist een licentie met Exchange Online Plan 2 (zoals Microsoft 365 Business Premium of E3). Je vindt het via het Exchange-beheercentrum of Purview. Een nuance: het is geen back-up. Bij een verwijderd account of een verkeerd ingestelde regel ben je alsnog data kwijt. Voor structureel bewaren gebruik je liever een retentiebeleid in Purview, dat je op hele groepen tegelijk toepast.
Wat OkayICT hierin doet: We adviseren over bewaarbeleid in Microsoft 365 en stellen litigation hold of retentieregels in bij uitdiensttreding of een geschil.
Meer lezen: Wat is Microsoft Purview? · Wat is dataretentie? · Wat is e-mailarchivering?
