Een PST-bestand is een gegevensbestand van Outlook waarin berichten, agenda-items en contactpersonen op de computer zelf worden opgeslagen. Vroeger was dat de normale manier om mail te bewaren: de server hield alleen nieuwe post vast en alles daarvoor verhuisde naar zo’n bestand op de harde schijf. Je herkent het aan de extensie .pst en soms aan een extra map in Outlook met een eigen naam.
In veel MKB-bedrijven zwerven die bestanden nog rond, en dat is een risico. Wat in een PST staat, staat niet in de cloud en gaat dus niet mee in de back-up van je mailomgeving. Raakt de laptop kwijt of kapot, dan is de mailhistorie weg. Bovendien zijn PST-bestanden gevoelig voor beschadiging als ze groot worden of op een netwerkschijf staan.
De nette oplossing is mail in de mailomgeving zelf bewaren, met een archiefpostvak of een archiveringsoplossing, en bestaande PST-bestanden eenmalig importeren. Zoek vervolgens de schijven van je medewerkers af op losse .pst-bestanden voordat je een laptop vervangt of iemand uit dienst gaat. Een PST openen kan altijd nog, maar laat het geen dagelijkse werkplek zijn.
Wat OkayICT hierin doet: Wij zetten oude PST-archieven om naar een veilig online archief, zodat niemand zijn mailhistorie op een losse laptop heeft staan.
Meer lezen: Wat is Outlook? · Wat is e-mailarchivering?
