Wat is een kassasysteem?

Een kassasysteem is het geheel van software en apparatuur waarmee je aan de balie of in de winkel afrekent: een scherm of tablet met kassasoftware, een pinautomaat, een bonprinter en vaak een barcodescanner en lade. De software houdt bij wat er verkocht is, tegen welke prijs, met welk btw-tarief en hoe er betaald is. In het Engels heet dat een point of sale, afgekort POS.

Voor het MKB is het meer dan een geldla. Omdat elke verkoop wordt vastgelegd, zie je per dag, per product en per medewerker wat er gebeurt, en gaat de omzet automatisch je boekhouding in. Dat scheelt een avond per maand aan uitzoekwerk en maakt je btw-aangifte een stuk minder spannend. Een moderne kassa boekt bovendien de verkochte artikelen direct van je voorraad af.

De meeste kassasystemen draaien tegenwoordig in de cloud, met de kassa als app op een tablet of pc. Waar je op let: of het systeem doorwerkt als het internet even wegvalt, of het aan je pinautomaat en boekhoudpakket koppelt, en of de kassabonnen en journaalgegevens bewaard blijven zoals de Belastingdienst verlangt. Denk ook aan beveiliging: een kassa staat op hetzelfde netwerk als de rest en verdient dezelfde updates en bescherming als elke andere werkplek.

Waaruit bestaat een kassasysteem?

Een kassasysteem is altijd een combinatie van software en hardware. De software is het hart: die registreert elke verkoop, houdt prijzen en artikelen bij, rekent het btw-tarief mee en maakt er rapportages van. De hardware is wat je op de toonbank ziet staan.

• Scherm of kassacomputer — een touchscreen, all-in-one kassa of gewoon een tablet met een kassa-app.
• Barcodescanner — één scan en het systeem weet welk product het is, tegen welke prijs. Producten intikken kan ook, maar levert fouten op.
• Bonprinter — voor de kassabon. Veel systemen kunnen de bon ook mailen.
• Pinautomaat — gekoppeld aan het kassasysteem, zodat niemand het bedrag nog overtikt.
• Kassalade — nog steeds handig zolang je contant geld aanneemt.

Een verkoop loopt er in vaste stappen doorheen. Je medewerker logt in met een eigen profiel, scant de producten, het systeem telt het bedrag op inclusief btw, de klant pint of betaalt contant, de bon rolt eruit en de verkochte artikelen gaan van de voorraad af. Ondertussen legt het systeem alles vast: tijdstip, medewerker, betaalwijze, kortingen en retouren. Die registratie is precies wat een kassasysteem onderscheidt van een geldla met een rekenmachine.

Werk je met meerdere mensen achter de balie, dan geef je iedereen een eigen inlog met eigen rechten. Een medewerker die afrekent hoeft niet bij de instellingen of de omzetcijfers te kunnen. Zo zie je ook per persoon terug wat er is aangeslagen, en dat helpt als een dagafsluiting niet klopt.

Soorten kassasystemen

Grofweg kom je vier smaken tegen. De elektronische kassa is de klassieke variant: een lade met een toetsenbord en een klein display. Goedkoop en simpel, maar voorraadbeheer en rapportages zijn er nauwelijks in. Je ziet ze nog in kantines en snackbars. Voor de meeste ondernemers is dat inmiddels te weinig.

Dan het POS-systeem of all-in-one kassa: een kassacomputer met touchscreen waarop echte kassasoftware draait. Dit is wat de meeste winkels en zaken in de horeca gebruiken, omdat er voorraadbeheer, verkooprapportages, personeelsbeheer, klantenkaarten en koppelingen in zitten. Die voordelen wegen voor de meeste ondernemers zwaarder dan de hogere aanschafprijs.

De derde is de mobiele kassa: een kassa-app op een tablet of telefoon, met een losse kaartlezer. Praktisch als je niet aan één toonbank vastzit, bijvoorbeeld op een markt, op locatie of bij tafelbediening.

De vierde indeling gaat niet over het apparaat maar over waar de software draait: cloud of lokaal. Bij een cloudkassa staan je gegevens op een server van de leverancier. Je kijkt overal mee, meerdere vestigingen draaien op één systeem en updates gaan vanzelf. Bij een lokaal systeem staat alles op je eigen computer in de zaak. Dat is minder afhankelijk van je internetverbinding, maar back-ups en updates zijn dan je eigen verantwoordelijkheid. In de praktijk kiezen de meeste MKB-zaken tegenwoordig voor de cloud, met een kassa die lokaal doorwerkt als de verbinding wegvalt. Belangrijk is dat je vooraf weet welke van de twee je koopt.

Wat de Belastingdienst van je kassasysteem verwacht

Een kassasysteem is onderdeel van je administratie, en daar gelden regels voor. De basis staat in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen: je moet een administratie bijhouden, de gegevens bewaren, en de Belastingdienst moet ze binnen een redelijke termijn kunnen controleren. Voor een kassa betekent dat concreet:

• Elektronisch journaal. Alle transacties worden digitaal vastgelegd. Een papieren controlerol voldoet meestal niet meer.
• Doorlopende nummering. Elke transactie is compleet en genummerd, met tijdstip. Correcties, retouren en foutbonnen horen er ook in te staan.
• Detailgegevens bewaren. Niet alleen de dagtotalen, maar de losse regels. Een dagafslag alleen is te weinig.
• Inzicht in je instellingen. Je moet kunnen laten zien welke prijzen en btw-tarieven zijn gebruikt en wat daarin is gewijzigd.
• Back-ups en export. Heeft de kassa te weinig opslag, dan maak je zelf regelmatig een back-up. Dat je systeem geen export kan maken, is geen excuus.

Voor de bewaartermijn geldt de gewone regel uit de fiscale administratie: de meeste gegevens bewaar je zeven jaar, voor onroerende zaken tien jaar. Oudere elektronische kassa’s stranden hier vaak op, simpelweg omdat ze de detailgegevens niet zo lang kwijt kunnen. Twijfel je of je kassasysteem eraan voldoet, dan kun je letten op het keurmerk van de Stichting Betrouwbare Afrekensystemen. Dat geeft aan dat het systeem is getoetst op manipulatie en op de eisen van de Belastingdienst. Verantwoordelijk blijf je zelf, ook mét keurmerk.

En de bon zelf: die telt bij kleine bedragen als vereenvoudigde factuur. Er moet dan op staan wat er is gekocht, bij wie, op welke datum, en welk btw-bedrag tegen welk tarief in rekening is gebracht. Zakelijke klanten hebben dat nodig om de btw terug te vragen.

Koppelen met boekhouding, voorraad en webshop

Hier zit voor het MKB de meeste winst. Een kassasysteem dat losstaat, levert je een stapel bonnen op die iemand moet overtypen, met fouten en verloren tijd tot gevolg. Een gekoppeld kassasysteem doet dat werk zelf.

Met een boekhoudkoppeling gaan de dagomzet, de betaalwijzen en de btw-bedragen automatisch je boekhoudpakket in. Je hoeft niets over te nemen, de aansluiting met de pinontvangsten klopt, en je btw-aangifte kost een controle in plaats van een avond uitzoekwerk.

Aan de andere kant staat je voorraadsysteem. Elke verkoop en elke retour boekt direct af of bij, dus je voorraadstand is actueel zonder dat iemand tijd kwijt is aan tellen. Stel je per product een minimum en maximum in, dan komt het systeem zelf met een bestelvoorstel per leverancier zodra je onder de grens zakt. Bij binnenkomst scan je de levering in en staat de voorraad weer bij.

Verkoop je ook online, dan koppel je je webshop aan dezelfde artikelen. Eén voorraad voor winkel en webshop voorkomt de vervelendste fout die er is: online een product verkopen dat net in de winkel over de toonbank is gegaan.

Een kassasysteem kiezen voor het MKB

Begin niet bij de functielijst maar bij je eigen zaak. Een winkel heeft andere dingen nodig dan de horeca: een retailer wil voorraadbeheer, etiketten en een webshopkoppeling, terwijl je in de horeca een tafelplattegrond wilt, bonnen wilt kunnen splitsen en een scherm in de keuken nodig hebt. Loop daarna dit rijtje langs:

• Werkt het goed voor je personeel? Een nieuwe medewerker moet binnen een dienst mee kunnen draaien.
• Koppelt het aan wat je al gebruikt? Boekhouding, pinautomaat, webshop, urenregistratie.
• Groeit het mee? Een tweede vestiging of een extra kassa moet erbij passen zonder nieuw systeem.
• Wat kost het over vijf jaar? Vergelijk abonnement, eenmalige aanschaf, support en hardware met elkaar, niet alleen de instapprijs.
• Voldoet het aan de fiscale eisen? Vraag hoe lang het detailgegevens bewaart en hoe je die eruit krijgt.

Vergeet de IT-kant niet. Een kassasysteem hangt aan hetzelfde netwerk als de rest van je zaak en heeft dezelfde zorg nodig: updates, een deugdelijke back-up, en een netwerk dat het pinverkeer betrouwbaar afhandelt. Een kassa die stilvalt, betekent een rij klanten bij de balie. Zorg daarom dat je weet wat er gebeurt als de internetverbinding wegvalt, wie je belt als de kassa het niet doet, en hoe snel je dan weer draait.

Veelgestelde vragen

Wat betekent POS?

POS staat voor point of sale, het Engelse woord voor het verkooppunt. Een POS-systeem is dus hetzelfde als een kassasysteem: de software en apparatuur waarmee je afrekent en de verkoop vastlegt. Je ziet ook de term POS-kassa; dat betekent niets anders.

Wat is het verschil tussen kassasoftware en kassahardware?

De software doet het denkwerk: artikelen, prijzen, btw, voorraad, rapportages en koppelingen. De hardware is het tastbare deel: scherm, scanner, bonprinter, pinautomaat en lade. Ze moeten op elkaar afgestemd zijn. Losse hardware kopen die je kassasoftware niet ondersteunt, werkt zelden goed.

Hoe lang moet ik mijn kassagegevens bewaren?

De hoofdregel is zeven jaar, en tien jaar voor gegevens die met onroerende zaken te maken hebben. Het gaat om de detailgegevens uit je kassasysteem, niet alleen om de dagtotalen. Kan je kassa dat zelf niet zo lang, dan maak je regelmatig een export of back-up en bewaar je die.

Werkt een cloudkassa nog als het internet uitvalt?

Dat verschilt per systeem, en het is de belangrijkste vraag die je de leverancier kunt stellen. Goede cloudkassa’s slaan verkopen lokaal op en sturen ze door zodra de verbinding er weer is, zodat je gewoon door blijft werken. Systemen die volledig in de browser draaien, staan stil. Pinnen zelf heeft daarnaast altijd een eigen verbinding nodig.

Meer lezen: Wat is een barcodescanner? · Wat is een integratie? · Wat is SaaS?