Een archiefpostvak (in Microsoft 365 ook wel online archief of in-place archive) is een tweede postvak dat naast je gewone mailbox hangt. Oude berichten verhuizen daar automatisch naartoe volgens een ingestelde termijn, bijvoorbeeld alles ouder dan twee jaar. In Outlook zie je het als een extra map in de linkerkolom; zoeken werkt er gewoon in.
Voor het MKB lost dat twee praktische problemen op. Postvakken lopen vol — en een volle mailbox betekent dat er geen mail meer binnenkomt, precies op het verkeerde moment. Daarnaast worden Outlook en de zoekfunctie traag bij tienduizenden berichten in één map. Met een archief blijft de dagelijkse mailbox klein en snel, terwijl oude correspondentie gewoon beschikbaar blijft.
Je zet het aan per gebruiker of via een beleidsregel voor de hele organisatie, en bepaalt zelf na hoeveel tijd berichten verhuizen. Twee dingen om te onthouden: een archiefpostvak is geen back-up — verwijderde mail is ook daar weg — en het staat los van bewaarplicht en dataretentie, die je apart regelt. Controleer ook of het archief in de licentie van je gebruikers zit.
Een archiefpostvak inschakelen en terugvinden in Outlook
Het archiefpostvak staat niet standaard aan. Een beheerder schakelt het per gebruiker in via het Exchange Admin Center — onder Recipients → Mailboxes, bij Manage mailbox archive — of in één keer voor de hele organisatie. Na ongeveer een uur verschijnt het archiefpostvak in Outlook. Controleer vooraf of de licentie van die gebruiker archiefpostvakken ondersteunt; zonder de juiste Exchange Online-licentie blijft het postvak onzichtbaar.
De naam verschilt per versie. In de nieuwe Outlook en de webversie van Outlook heet het In-Place Archief, in de klassieke Outlook en Outlook voor Mac Online Archief. Let op één veelgemaakte fout: dat is niet dezelfde map als de gewone map Archief in je postvak. De knop «Verplaatsen naar Archief» op het lint zet een bericht in die lokale map, niet in het archiefpostvak. Verplaatsen naar het archief doe je door berichten naar het aparte postvak in de mappenlijst te slepen, of door het beleid dat werk automatisch te laten doen.
Automatisch archiveren: hoe berichten naar het archief verhuizen
Exchange Online kent standaard een bewaarbeleid dat items van twee jaar of ouder vanuit het primaire postvak naar het archiefpostvak verplaatst. Items in de map Herstelbare items volgen na veertien dagen. Dat beleid pas je aan met bewaartags, bijvoorbeeld naar één jaar voor de hele organisatie of naar een langere termijn voor een afdeling die verder wil terugkijken. Automatisch archiveren kun je ook per map instellen, via Map → Beleid in Outlook.
Daarnaast heeft Microsoft drempelgebaseerd automatisch archiveren toegevoegd. Dat kijkt niet naar de leeftijd van een bericht maar naar de grootte van het postvak. Loopt een postvak richting zijn quotum, dan verplaatst Exchange Online automatisch de oudste berichten naar het archief, ongeacht hun leeftijd. Dat werkt als een veiligheidsklep tegen de situatie waarin er geen mail meer binnenkomt. Berichten met het label «Nooit naar archief verplaatsen» en recent ontvangen mail blijven buiten schot, en de mappenstructuur blijft behouden. Het bestaande archiefbeleid verdwijnt er niet door; het komt ernaast te staan.
Hoeveel ruimte een archiefpostvak biedt
Archiefpostvakken krijgen hun eigen opslag, los van het gewone postvak. Zodra het archiefpostvak is ingeschakeld, komt er tot 100 GB extra opslagruimte beschikbaar, met een waarschuwing rond 90 GB. Is dat niet genoeg, dan zet een beheerder automatisch uitbreidende archivering aan: Microsoft vergroot het archief dan stapsgewijs tot maximaal 1,5 TB. Dat gebeurt vanzelf, maar het inrichten van extra ruimte kan tot dertig dagen duren en de groei is begrensd op ongeveer 1 GB per dag. Reken er dus niet op als noodgreep bij een postvak dat morgen vol zit.
Twee beperkingen zijn goed om te weten. Een archiefpostvak is bedoeld voor één gebruiker of een gedeeld postvak — mail van anderen erheen kopiëren via doorstuurregels of transportregels mag niet. En zodra een archief automatisch is uitgebreid, kun je er geen mappen meer uit verwijderen. Ruimte houden doe je daarom beter met een verwijderbeleid voor mail die geen waarde meer heeft dan met opruimacties achteraf. Archiveren is namelijk geen manier om onbeperkt opslagruimte bij te kopen.
Veelgestelde vragen
Is een archiefpostvak hetzelfde als de map Archief in Outlook?
Nee. De map Archief zit in je gewone postvak en telt mee voor je opslaglimiet. Het archiefpostvak is een apart postvak met eigen opslag en staat onderaan in de mappenlijst, met de naam Online Archief of In-Place Archief.
Kan ik zelf een archiefpostvak aanzetten?
Meestal niet. Het inschakelen gebeurt door je beheerder in Microsoft 365. Wel kun je daarna zelf berichten verplaatsen naar het archief en, als het beleid dat toestaat, instellen na hoeveel tijd mail automatisch verhuist.
Kan ik in het archiefpostvak zoeken?
Ja, zoeken werkt gewoon in het archief, ook in de webversie van Outlook. In de klassieke Outlook voor Windows geldt wel dat het zoekbereik telt: zoeken vanuit je hoofdpostvak levert geen resultaten uit het archief. Zet het zoekbereik dan op het archiefpostvak.
Waarom zie ik mijn archiefpostvak niet?
Dat heeft meestal één van drie oorzaken: het archief is nog niet ingericht (dat duurt even), de licentie ondersteunt het niet, of je bent gemachtigde op andermans postvak zonder de machtiging Volledige toegang. Die machtiging is nodig om een archiefpostvak te zien.
Wat OkayICT hierin doet: wij richten archivering en bewaartermijnen zo in dat postvakken niet vollopen en je oude mail toch terugvindt wanneer het moet.
Meer lezen: Wat is Exchange Online? · Wat is e-mailarchivering?
