Wat is een externe deellink?

Een externe deellink is een webadres waarmee je een bestand of map uit OneDrive of SharePoint deelt met iemand buiten je organisatie. De ontvanger hoeft geen account te hebben: wie de link heeft, komt erin.

Dat is handig — geen zware bijlagen en altijd de laatste versie — maar precies dat gemak is ook het risico. Een link met de instelling ’iedereen met de link’ kan worden doorgestuurd, blijft in mailarchieven hangen en werkt soms jaren later nog. Zo lekken offertes, personeelsdossiers en klantgegevens zonder dat er iets gehackt hoeft te worden.

Stel daarom standaard in dat een link alleen voor specifieke personen geldt, geef alleen leesrechten waar dat kan en hang een vervaldatum aan links met gevoelige inhoud. Loop periodiek na wat er extern gedeeld staat; in de meeste omgevingen is dat een rapport van één minuut.

Welke soorten deellinks zijn er?

In OneDrive en SharePoint kies je per link wie hem mag openen. "Iedereen met de koppeling" werkt zonder inloggen, ook buiten je organisatie — handig, en tegelijk de minst veilige optie. "Personen in je organisatie" blijft intern. "Personen met bestaande toegang" geeft geen nieuwe toegang en is vooral bedoeld om een adres door te sturen. En "Specifieke personen" beperkt de toegang tot de e-mailadressen die je opgeeft. Daarnaast bepaal je per link of de ontvanger het bestand alleen mag bekijken of ook mag bewerken.

Bij "Specifieke personen" krijgt iemand zonder Microsoft-account een eenmalige verificatiecode per e-mail. Door die in te voeren bewijst hij dat het e-mailadres van hem is — precies wat je wilt bij documenten die niet mogen rondzwerven.

Extra beveiliging op een externe deellink

Bij "Iedereen met de koppeling" kun je drie dingen instellen die het verschil maken: een vervaldatum, een wachtwoord dat je via een ander kanaal deelt, en downloaden blokkeren — zodat de ander wel leest maar niets opslaat of doorstuurt. Voor gevoelige bestanden is die combinatie het minimum. Deel je een map, houd er dan rekening mee dat de ontvanger ook alles ziet wat je er later in zet. Met bewerkrechten mag hij daar bovendien dingen in wijzigen en verwijderen.

Zien wat er openstaat en het delen stoppen

Via "Gedeeld — door mij gedeeld" zie je in OneDrive welke bestanden en mappen extern openstaan. Bij het bestand zelf gebruik je "Toegang beheren" om een koppeling of een gebruiker te verwijderen; de toegang vervalt dan direct, ook voor wie de link al had. Als organisatie regel je de kaders in het SharePoint-beheercentrum: extern delen aan of uit, delen beperken tot bepaalde domeinen, en standaard een vervaldatum op anonieme links. Let erop dat instellingen per site kunnen afwijken, en dat extern delen uitzetten op SharePoint-niveau ook OneDrive raakt.

Veelgestelde vragen

Heeft de ontvanger een Microsoft-account nodig?

Bij "Iedereen met de koppeling" niet. Bij "Specifieke personen" hoeft dat ook niet, maar krijgt de ontvanger wel eerst een verificatiecode per e-mail voordat hij het bestand kan openen.

Kan iemand een externe deellink doorsturen?

Bij een open link wel: die werkt voor iedereen die hem in handen krijgt. Bij "Specifieke personen" niet, want de toegang hangt aan het e-mailadres en niet aan de link.

Hoe trek ik een gedeelde link weer in?

Selecteer het bestand of de map, ga naar "Toegang beheren" en verwijder de koppeling of de gebruiker. De link doet het daarna meteen niet meer.

Kan ik een vervaldatum of wachtwoord instellen?

Ja, op links van het type "Iedereen met de koppeling". Beheerders kunnen daarnaast afdwingen dat elke anonieme link automatisch na een aantal dagen vervalt.

Meer lezen: Wat is SharePoint? · Wat is OneDrive?