Een postvakquotum is de opslaglimiet van een mailbox. In Microsoft 365 hangt die limiet aan je licentie: een gewone gebruikersmailbox heeft meestal 50 of 100 GB en een gedeeld postvak een eigen grens. Er zit vaak een waarschuwingsdrempel onder, waarna je nog wel mail kunt ontvangen maar niet meer versturen, en daarna een harde grens waarbij alles stopt.
Dat merk je meestal op het slechtste moment: iemand krijgt geen mail meer binnen en niemand weet waarom. In het MKB lopen postvakken vol door grote bijlagen, door jarenlang niets weggooien en door een gedeeld postvak dat de hele afdeling gebruikt. De schade is niet alleen ongemak: een afzender krijgt een foutmelding terug en denkt dat je bedrijf onbereikbaar is.
Voorkomen doe je op twee manieren. Signaleren: laat je beheerpartij de postvakgroottes bewaken en waarschuwen ruim voor de grens, niet erna. En structureel opruimen: grote bijlagen in SharePoint of OneDrive in plaats van in de mail, oude berichten automatisch archiveren en een bewaartermijn afspreken. Het quotum verhogen kan soms, maar lost het onderliggende gedrag niet op.
Wat OkayICT hierin doet: wij bewaken de postvakgroottes in je Microsoft 365-omgeving, grijpen in voor de grens bereikt is en richten archivering en bewaartermijnen goed in.
Meer lezen: Wat is Exchange Online? · Wat is e-mailarchivering?
