Een verzuimsysteem is software waarin je ziekmeldingen, hersteldata en het begeleidingstraject van medewerkers bijhoudt. Een leidinggevende meldt iemand ziek, het systeem legt de datum vast, zet de vervolgstappen klaar en houdt bij wanneer welke actie moet gebeuren. Vaak zit er een koppeling in met de arbodienst en met je salarisadministratie.
Voor het MKB zit de waarde vooral in het niet missen van termijnen. De Wet verbetering poortwachter schrijft voor wanneer je een probleemanalyse, een plan van aanpak en een evaluatie moet hebben; kom je te laat, dan kan het UWV loondoorbetaling verlengen. Een verzuimsysteem stuurt daar automatisch herinneringen voor. Daarnaast zie je in één oogopslag je verzuimpercentage en of er patronen in zitten.
Let bij de keuze vooral op privacy. Je mag als werkgever wél vastleggen dat iemand ziek is en wanneer hij terugkomt, maar géén medische details — die horen alleen bij de bedrijfsarts thuis. Kies dus een systeem dat die scheiding afdwingt met aparte rechten, sluit een verwerkersovereenkomst met de leverancier, en spreek af wie welke gegevens mag zien. Controleer ook of de bewaartermijnen in het systeem instelbaar zijn.
Wat OkayICT hierin doet: wij koppelen je verzuim-, uren- en personeelssoftware aan je Microsoft 365-werkplek en zorgen dat de rechten rond privacygevoelige gegevens kloppen.
Meer lezen: Wat is een personeelsdossier? · Wat is een urenregistratiesysteem?
