Microsoft Forms: een van de handigste gratis tools in Microsoft 365

Microsoft 365 is een van de populairste cloudplatforms ter wereld, met honderden miljoenen gebruikers. Een van de redenen voor die populariteit is het grote aanbod aan apps — ruim twintig stuks, naast de bekende Office-programma’s. En juist omdat het er zoveel zijn, blijven sommige onopgemerkt. Veel bedrijven weten niet eens dat ze ze hebben.

Een van de handigste onopvallende tools is Microsoft Forms. Van een klanttevredenheidsonderzoek tot een aanmeldformulier: Forms maakt het simpel. En heb je een Microsoft 365-abonnement, dan zit het er al gratis bij. Zonde om er niets mee te doen.

Wat is Microsoft Forms?

Microsoft Forms is een tool waarmee je met slepen en neerzetten formulieren, quizzen en enquêtes maakt. Je verstuurt ze via een link, en ontvangers vullen ze op elk apparaat online in. Zodra iemand het formulier indient, komen de resultaten meteen binnen — overzichtelijk in grafieken, en met één klik te exporteren naar Excel.

Zo begin je

Ga naar forms.office.com en log in met je Microsoft-account. Kies “Nieuw formulier” of “Nieuwe quiz” (of blader door de kant-en-klare sjablonen). Voeg vragen toe via “Nieuwe toevoegen”, met keuze uit veldtypen als meerkeuze, tekst, beoordeling, datum, rangschikking en schaalvragen. Klaar? Klik op “Verzenden” en verspreid je formulier via een link, e-mail, QR-code of ingebed op een webpagina. De antwoorden bekijk je op het tabblad “Antwoorden”.

Waarom Forms handig is

Het zit al in je abonnement

Heb je al Microsoft 365, dan is Forms gebruiken logisch — het scheelt je de kosten van een losse enquêtetool. Je logt gewoon in met je Microsoft-account. Zie ook 7 pro-tips voor Microsoft 365.

Het bespaart tijd

Een enquête per e-mail rondsturen is bewerkelijk: bijlagen die niet aankomen, en achteraf alle antwoorden verzamelen. Met Forms hoeft niemand iets te downloaden of een bijlage te openen — men volgt je link en vult online in. De antwoorden worden automatisch voor je verzameld.

Automatisch grafieken

Je ziet de resultaten meteen in overzichtelijke grafieken, en exporteert ze zo naar Excel als je er verder mee wilt. Beweeg over een grafiek voor de details.

Makkelijk in gebruik

De leercurve is laag. De interface is intuïtief, dus vrijwel iedereen kan er direct mee aan de slag.

Waar kun je Forms voor gebruiken?

• Klanttevredenheidsonderzoek. Een online enquête verhoogt je respons; klanten vullen ‘m op elk apparaat snel in. Zie apps voor een betere klantervaring.
• Securityquiz voor medewerkers. Combineer ‘m met je bewustwordingstraining en zie meteen hoe je team ervoor staat.
• Peiling voor verandering. Meet hoe klaar je team is voor een nieuwe werkwijze of tool.
• Aanmeldingen voor een event. Verzamel eenvoudig inschrijvingen via een link of QR-code.
• Interne formulieren. Van een aanvraag voor kantoorbenodigdheden tot een medewerkerspeiling.

Let op de AVG

Verzamel je met een formulier persoonsgegevens, houd dan rekening met de AVG: vraag alleen wat je nodig hebt, wees duidelijk over wat je ermee doet, en bewaar de antwoorden niet langer dan nodig. Voor de meeste interne en klantpeilingen is Forms een prima, veilige keuze binnen je eigen Microsoft-omgeving.

Zo pak je het aan

• Begin met één concreet formulier, bijvoorbeeld een korte klantpeiling.
• Gebruik een sjabloon om snel te starten.
• Deel via een link of QR-code voor een hogere respons.
• Exporteer naar Excel als je de resultaten verder wilt verwerken.

Veelgestelde vragen

Kost Microsoft Forms extra?

Nee, Forms zit inbegrepen bij de meeste Microsoft 365-abonnementen. Gebruik je nu een losse enquêtetool, dan kun je daarop besparen door over te stappen.

Kunnen mensen zonder Microsoft-account mijn formulier invullen?

Ja, dat kan. Je kunt een formulier zo instellen dat iedereen met de link het kan invullen, zonder in te loggen — handig voor klantenquêtes.

Kan ik de resultaten in Excel verder verwerken?

Zeker. Forms toont de antwoorden in grafieken en laat je ze met één klik naar Excel exporteren voor verdere analyse of rapportage.

Is Forms veilig voor persoonsgegevens?

De data blijft binnen je Microsoft-omgeving, wat een goede basis is. Houd je wel aan de AVG: verzamel alleen wat nodig is en wees transparant over het doel.

Wil je meer uit Microsoft 365 halen — van Forms tot de rest van de suite? We laten je zien welke tools je al hebt en hoe je ze inzet. Neem contact op voor een Microsoft-consult.