Microsoft Productivity Score: zo zie je waar je team tijd laat liggen

Productiviteit is lastig te meten, zeker nu mensen deels thuis en deels op kantoor werken. Hoe weet je of je team de juiste tools gebruikt, en of ze dat ook op de handigste manier doen? Kloktijden zeggen daar weinig over. Iemand die van negen tot vijf achter zijn scherm zit, werkt niet automatisch efficiënt.

Tegelijk wil je niet op de stoel van de bespieder gaan zitten. Elke toetsaanslag volgen van een thuiswerker is niet alleen een privacyprobleem, het helpt ook niemand vooruit. Wat je wél wilt weten: waar lopen mensen tegenaan, en waar laten ze onbewust tijdwinst liggen?

Werk je met Microsoft 365, dan heb je daar een tool voor die veel bedrijven links laten liggen: Microsoft Productivity Score (tegenwoordig onderdeel van de Microsoft 365-beheeromgeving en aangevuld met inzichten uit Viva). Het kijkt naar je organisatie als geheel, niet naar individuen — en juist daardoor is het bruikbaar zonder dat mensen zich bekeken voelen.

Wat doet Microsoft Productivity Score?

De tool kijkt naar een aantal kerngebieden in de manier waarop je team werkt, en presenteert die op geaggregeerd niveau. Omdat het naar het team als geheel kijkt en niet naar losse medewerkers, voorkom je het gevoel van bespioneerd worden.

Je krijgt inzichten die je kunt delen met je team om beter te gaan werken. Daarnaast bevat het informatie over de techniek zelf, zodat je ziet of je apparatuur mensen misschien afremt. De inzichten vallen grofweg in twee gebieden uiteen.

Hoe mensen samenwerken

Dit deel kijkt naar werkgewoontes. Gebruikt je team handige manieren van samenwerken, of doet men het nog op de omslachtige manier? Worden bestanden nog als bijlage rondgemaild in plaats van via een gedeelde link? Duren vergaderingen structureel te lang?

Een voorbeeld van zo’n inzicht: door in de cloud samen aan bestanden te werken in plaats van versies heen en weer te sturen, bespaart een medewerker al snel flink wat tijd per week. Over een heel jaar tikt dat aan. De tool laat zien waar je team op dit soort punten staat, verdeeld over onderwerpen als communicatie, samenwerken aan documenten, mobiliteit, vergaderingen en teamwork.

Hoe de techniek presteert

Het tweede gebied kijkt naar de gezondheid en prestaties van je apparatuur. Zijn er pc’s of programma’s die problemen veroorzaken? Zijn er verbindingsproblemen? Worden apps netjes bijgewerkt? Slecht werkende of onveilige techniek remt je bedrijf af, en dit onderdeel maakt zulke risicoplekken zichtbaar.

Zie je bijvoorbeeld dat een groep laptops steeds vastloopt of traag opstart, dan weet je waar je moet ingrijpen — nog voordat mensen erover klagen. Dat sluit mooi aan bij het tijdig vervangen van oude, trage pc’s.

Waarom dit nuttig is voor je bedrijf

De kracht van Productivity Score zit in de combinatie van drie dingen: een meetwaarde, uitleg erbij, en een concreet advies.

• Automatisch meten. De tool volgt het gebruik van je Microsoft 365-apps vanzelf. Je hoeft niets handmatig bij te houden.
• Inzicht in de cijfers. Je krijgt niet alleen een getal, maar ook context. Bijvoorbeeld: door @-vermeldingen te gebruiken in berichten krijgen mensen sneller antwoord. De tool laat zien hoeveel je team dat al doet.
• Concrete acties. Bij elk inzicht hoort een aanbeveling om het te verbeteren. Zo blijft het niet bij constateren, maar weet je ook wat je kunt doen.

Een klein praktijkvoorbeeld

Stel: je merkt dat vragen binnen het team traag beantwoord worden. Productivity Score laat zien dat er nauwelijks @-vermeldingen worden gebruikt in Teams-berichten. Je deelt die tip in een korte teamuitleg, en een paar weken later reageren mensen zichtbaar sneller op elkaar. Geen grote reorganisatie, gewoon een klein gewoontepunt dat je zonder de tool niet had opgemerkt.

Wil je meer uit Microsoft 365 halen op het gebied van samenwerken? Lees ook Microsoft 365 en hybride werken en werken met twee schermen.

Zo pak je het aan

• Zoek de tool op in het Microsoft 365-beheercentrum, onder de rapportage- en Viva-inzichten. Je hebt beheerrechten nodig.
• Kijk eerst rond. Bekijk waar je team op de verschillende onderdelen staat, zonder meteen conclusies te trekken.
• Kies één verbeterpunt. Pak een inzicht met een duidelijke aanbeveling en deel dat met je team.
• Meet na een paar weken opnieuw. Zo zie je of de verandering effect heeft, en pak je daarna een volgend punt.

Veelgestelde vragen

Kan ik met deze tool individuele medewerkers volgen?

Nee, en dat is juist de bedoeling. Productivity Score toont gegevens op het niveau van de hele organisatie, niet per persoon. Zo krijg je bruikbare inzichten zonder de privacy van medewerkers te schenden.

Heb ik er een dure licentie voor nodig?

De basisinzichten zitten in de meeste zakelijke Microsoft 365-abonnementen. Voor sommige onderdelen, zoals uitgebreide apparaatanalyses, heb je aanvullende licenties nodig. Een IT-partner kan je vertellen wat jouw abonnement al biedt.

Waar vind ik Microsoft Productivity Score?

In het Microsoft 365-beheercentrum, bij de rapportages. De inzichten zijn de laatste jaren samengevoegd met Microsoft Viva; de kern — meetwaarde, inzicht en aanbeveling — is hetzelfde gebleven.

Wat lever ik ermee op?

Vooral tijdwinst en minder frustratie. Je ziet waar mensen onbewust omslachtig werken of door techniek worden afgeremd, en krijgt concrete tips om dat te verbeteren.

Wil je meer uit je Microsoft 365-omgeving halen? We helpen je op weg met de juiste inzichten en instellingen, zodat je team sneller en prettiger werkt. Neem contact op voor een kennismaking.