De handigste VoIP-functies voor het MKB

Een paar jaar geleden was VoIP — bellen via internet in plaats van via een vaste telefoonlijn — nog “dat andere” telefoonsysteem. Inmiddels is het de norm. Nu de vaste ISDN-lijnen in Nederland zijn uitgefaseerd, loopt vrijwel elke zakelijke telefonie via internet. En dat is maar goed ook, want het maakt je telefonie flexibel en een stuk goedkoper.

Je telefoonsysteem is niet langer aan een fysieke locatie gebonden. Je team kan overal bereikbaar zijn, je voegt eenvoudig nieuwe nummers toe, en de kosten liggen lager dan bij ouderwetse telefonie. Maar VoIP heeft zoveel functies dat drukke ondernemers ze lang niet allemaal benutten. Welke leveren de meeste winst op in efficiëntie, productiviteit en klantbeleving? Hieronder de handigste.

Automatische telefonist (keuzemenu)

In veel kleine bedrijven heeft degene die de telefoon opneemt ook nog tien andere taken. Een automatische telefonist (auto-attendant) neemt dat werk uit handen. Die fungeert als bedrijfsgids: “Toets 1 voor verkoop, 2 voor support,” enzovoort, en verbindt de beller meteen door naar de juiste persoon of afdeling. De beller hoeft zijn vraag maar één keer uit te leggen.

Find Me / Follow Me

Dit is bij veel medewerkers de favoriete functie. Je hebt één telefoonnummer dat op al je apparaten bereikbaar is, en je verschuift een gesprek moeiteloos van het ene naar het andere toestel. Of je nu achter je pc zit, in een vergaderruimte of onderweg bent met je mobiel — je gesprekken komen binnen. Zo geef je één nummer uit waarmee je overal bereikbaar bent.

Wachtmuziek

Muziek terwijl iemand in de wacht staat lijkt een detail, maar het maakt een groot verschil. Uit onderzoek blijkt dat bellers in stilte veel sneller ophangen dan bellers die muziek horen. Bovendien voelt de wachttijd met muziek korter aan. Eén simpele instelling, en je verliest minder klanten en leads voordat ze iemand aan de lijn krijgen.

Voicemail als e-mail (met transcriptie)

Kom je uit een vergadering en staan er vijf voicemails? Dan is het vervelend om ze allemaal af te moeten luisteren om te bepalen wie je als eerste terugbelt. Met voicemail-naar-e-mail krijg je je berichten in je mailbox, inclusief een uitgeschreven tekst. Je scant even snel de tekst en bepaalt in één oogopslag je prioriteiten — geen berichten meer afluisteren.

Belgroepen (ring groups)

Belgroepen zijn ideaal voor kleine teams. Een binnenkomend gesprek laat meerdere toestellen tegelijk overgaan, totdat iemand opneemt. Zo kan een collega de beller helpen in plaats van dat die een boodschap moet inspreken. Handig voor verkoop-, administratie- en supportteams.

Belrapportages

Anders dan bij ouderwetse telefonie krijg je bij VoIP realtime rapportages. Wanneer zijn je piekmomenten, zodat je dan meer mensen inzet? Worden gesprekken snel genoeg opgenomen, of blijven er te veel liggen? De rapportages geven je dat inzicht. Zet de rapporten die je nuttig vindt op automatisch, zodat je ze regelmatig binnenkrijgt.

Integratie met Microsoft Teams

Werk je al met Microsoft 365, dan is bellen vanuit Teams vaak een logische stap: chatten, videobellen en telefoneren in één omgeving. Dat scheelt losse systemen en maakt het voor je team overzichtelijker. Zie ook welk Teams-abonnement past en unified communications voor het MKB.

Lokale ondersteuning

Dit is geen functie, maar wel belangrijk. Neem je VoIP af bij een partij aan de andere kant van de wereld, dan sta je er alleen voor als het misgaat. Iemand die naar je kantoor kan komen om toestellen in te richten en je belgroepen en mobiele apps te optimaliseren, is goud waard. Je telefonie is een van je belangrijkste bedrijfsmiddelen — zorg voor ondersteuning dichtbij.

Let ook op de beveiliging

Omdat VoIP via internet loopt, hoort er beveiliging bij. Een slecht beveiligd telefoonsysteem kan worden misbruikt voor fraude met dure gesprekken. Regel dit vanaf het begin goed; we schreven er over in VoIP-telefonie beveiligen.

Zo pak je het aan

• Begin met de quick wins: keuzemenu, wachtmuziek en voicemail-naar-e-mail zijn zo ingesteld en meteen merkbaar.
• Denk aan de klantbeleving. Belgroepen en een goede telefonist zorgen dat bellers sneller geholpen worden.
• Gebruik je rapportages om je bezetting op piekmomenten af te stemmen.
• Kies een partij met lokale support die je telefonie met de rest van je IT verbindt.

Veelgestelde vragen

Is VoIP goedkoper dan gewone telefonie?

Meestal wel. De techniek is voordeliger dan traditionele lijnen, belplannen zijn vaak goedkoper, en een extra nummer toevoegen kost weinig. Bovendien vervalt de gebonden vaste lijn.

Kan ik met VoIP overal bereikbaar zijn?

Ja. Met functies als Find Me / Follow Me gebruik je één nummer op al je apparaten en neem je gesprekken op op kantoor, thuis of onderweg.

Werkt VoIP samen met Microsoft Teams?

Zeker. Als je met Microsoft 365 werkt, kun je telefonie in Teams integreren, zodat bellen, chatten en videobellen in één omgeving zitten.

Is bellen via internet wel veilig?

Mits goed ingericht wel. Zorg voor sterke wachtwoorden, beperkingen op dure bestemmingen en updates. Een IT-partner richt dit veilig voor je in.

Op zoek naar VoIP met lokale ondersteuning die past bij de rest van je IT? We denken graag mee en koppelen je telefonie aan je hele werkomgeving. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.